Договор по электронной почте имеет юридическую силу

Электронные коммуникации медленно, но верно вытесняют из нашей жизни бумажную переписку. И договорная работа – не исключение. Широкое распространение получила практика заключения соглашений путем обмена сканированными копиями подписанных экземпляров. Благодаря этому можно оперативно перечислить (получить) оплату и начать работу. Впоследствии контрагенты обмениваются подлинниками подписанных договоров. Но иногда на каком-то этапе что-то начинает идти не так, как задумано. Например, исполнитель получив деньги, так и не приступил к работе, заявив, что никакие документы к нему не приходили. Конечно, идеальным вариантом было бы подписание сообщений электронными подписями. Но так бывает далеко не всегда, и с запутанными ситуациями приходится разбираться судам.

Электронные подписи

Обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, с юридической точки зрения приравнивается к обмену документами (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Есть три вида электронных подписей (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»):

  • простая – подтверждает факт подписания определенным лицом документа посредством использования кодов, паролей или иных подобных средств;
  • неквалифицированная – позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  • квалифицированная – отличается от неквалифицированной тем, что при ее формировании используются криптографические программы, сертифицированные ФСБ РФ. Сертификаты ключа такой подписи выдаются удостоверяющими центрами, аккредитованными Минкомсвязи России.

К сведению Свернуть Показать

Перечень аккредитованных удостоверяющих центров опубликован на официальном сайте министерства (http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/2/).

Но только квалифицированная электронная подпись признается полноценным аналогом собственноручной подписи. Если для договора предусмотрена простая письменная форма, то он может быть заключен путем обмена электронными документами, подписанными квалифицированными подписями.

К сведению Свернуть Показать

Некоторые договоры должны быть нотариально удостоверены. Это, например, соглашения:

  • о (об) отчуждении доли в уставном капитале ООО (п. 11 ст. 21 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»);
  • инвестиционном товариществе (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 28.11.2011 № 335-ФЗ «Об инвестиционном товариществе»);
  • управлении партнерством и отчуждении доли в складочном капитале партнерства (ч. 2 ст. 6 и ч. 3 ст. 12 Федерального закона от 03.12.2011 № 380-ФЗ «О хозяйственных партнерствах»);
  • ренте (ст. 584 ГКРФ).

Также есть договоры, которые должны быть зарегистрированы. Это, например, долгосрочная аренда (п. 2 ст. 651 ГК РФ) и договор участия в долевом строительстве (ч. 3 ст. 4 Федерального закона от 30.12.2004 № 214-ФЗ «Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации»).

Все эти договоры нельзя заключить простым обменом по «электронке».

Отправка же документа, подписанного простой или неквалифицированной электронной подписью, приравнивается к отправке обычного электронного сообщения.

Двухуровневая система

Договор может быть заключен путем обмена документами, удостоверенными простой или неквалифицированной подписями, если стороны заранее согласовали такой порядок взаимодействия. Также можно согласовать обмен обычными электронными документами (например, в формате «.doc» или «.pdf») по конкретным электронным адресам, либо использование «облачных» каналов передачи информации.

Разумеется, документы, подписанные простыми или неквалифицированными электронными подписями, будут иметь большую доказательственную силу, чем простой обмен скан-копиями, даже если он заранее оговорен. Любая из сторон может заявить, что ее почта была взломана. Поэтому чем выше степень технической защиты переписки, тем меньше рисков возникновения споров.

Чтобы установить порядок заключения договоров посредством обмена электронными сообщениями, не подписанными квалифицированными подписями, стороны должны заключить соответствующее соглашение – договор первого уровня. Он должен быть подписан в бумажном варианте, а последующие соглашения (второго уровня) можно будет заключать с помощью электронного обмена.

Необязательно подписывать отдельный договор об электронном обмене. Соответствующие положения можно включить и в обычное соглашение. Например, в договоре подряда можно указать, что все остальные сделки стороны могут заключить путем обмена электронными сообщениями. Главное, чтобы этот договор (первого уровня), действовал к моменту заключения договора в электронном виде (договора второго уровня). Сформулировать условие об электронном обмене в договоре первого уровня можно, например, так:

Пример 1 Свернуть Показать

11. Стороны допускают заключение дополнительных соглашений к настоящему договору, соглашений о расторжении, а также заключение других договоров путем обмена сканированными копиями подписанных и скрепленных печатями экземпляров соответствующего документа (дополнительного соглашения, соглашения о расторжении или договора) по адресам электронных почт, указанным в разделе 12 настоящего договора, признавая тем самым юридическую силу названных документов. Сканированная копия соответствующего документа, направленного другой стороной, считается полученной по истечении двух календарных дней с момента ее направления.

Если же договор, содержащий положения об электронном обмене, необходимо расторгнуть, то в соглашении о расторжении можно указать, что условие о порядке заключения договоров сохраняет силу:

Пример 2 Свернуть Показать

Стороны пришли к соглашению считать договор расторгнутым в части п. 1–10 и 12 с момента подписания настоящего Соглашения.

Содержащееся в п. 11 договора условие о заключении договоров путем обмена сканированными копиями сохраняет силу.

Иногда стороны не заключают договор первого уровня и просто договариваются обменяться экземплярами договоров сначала по электронной почте, а потом на бумаге. Такой порядок взаимодействия лучше отразить в договоре. Например, можно использовать следующую формулировку:

Пример 3 Свернуть Показать

Стороны признают юридическую силу направленных по электронной почте сканированных копий экземпляров настоящего договора до момента обмена подлинниками данных экземпляров.

Некоторые сложности могут возникнуть при заключении многосторонних договоров, когда сторонами являются не два, а большее количество участников. В этом случае удобнее всего сразу указать в рассылке все адреса, чем рассылать каждой стороне отдельное письмо. При использовании последнего варианта может возникнуть необходимость доказывать идентичность всех отправленных сообщений.

Следует отметить, что факт заключения договора по электронной переписке может свидетельствовать и о возможности передачи результатов работ данным способом. К примеру, ФАС Московского округа указал, что раз условия договора подбора персонала были согласованы по «электронке», то и передача списка кандидатов на ранее использованный электронный адрес является правомерной. Использование электронной почты без соответствующего указания в договоре суд расценил как обычай делового оборота (постановление от 17.05.2013 по делу № А40-102005/12-57-977). Несмотря на положительную судебную практику, все же лучше заранее прописать в договоре порядок передачи результатов работ по «электронке» или, наоборот, запретить такие действия.

Судебные споры

Часто стороны не подписывают соглашение квалифицированной электронной подписью, заранее не согласовывают порядок электронного взаимодействия, а достигают договоренностей в ходе обычной электронной переписки. Признать подобное соглашение заключенным тоже можно. Еще Президиум ВАС РФ указывал, что такой порядок взаимодействия не противоречит закону.

Фрагмент документа Свернуть Показать Постановление Президиума ВАС РФ от 12.11.2013 по делу № А47-7950/2011

Получение или отправка сообщения с использованием адреса электронной почты, известного как почта самого лица или служебная почта его компетентного сотрудника, свидетельствует о совершении этих действий самим лицом, пока им не доказано обратное.

Гражданский кодекс РФ приравнивает обмен электронными документами к письменной форме договора (п. 2 ст. 434). Но есть одно условие – сообщения должны передаваться по каналам связи, позволяющим достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Судебная практика выработала ряд признаков, подтверждающих, что переписка на самом деле велась с контрагентом:

  • указание в договоре электронных адресов сторон;
  • использование корпоративной электронной почты (в т.ч. указанной на сайте компании);
  • взаимное направление сканов договоров с подписями и печатями;
  • приложение к сообщениям сканов доверенностей.

Свидетельствовать о заключении договора по электронной почте может не только обмен сканами, но и переписка о соблюдении договорных отношений. Рассматривая спор о взыскании по договору подряда, ВС РФ обратил внимание на указание в электронной переписке на конкретные работы, совпадающие с работами, отраженными в проекте договора (определение от 03.08.2017 по делу № А51-2996/2016).

К сведению Свернуть Показать

Доказательством заключения договора может стать даже скан уведомления о его расторжении. Ведь если участник процесса уведомил о расторжении договора, значит, ранее он был заключен. В одном из дел Арбитражный суд Московского округа проанализировал уведомление о расторжении и обратил внимание, что оно содержало предмет договора, срок окончания работ, а также пункт, регулирующий порядок его расторжения. Следовательно, сторона, направившая уведомление, знала о существовании договора и о его точном содержании (постановление от 05.10.2016 по делу № А40-160239/2015).

Но в каждом конкретном случае необходимо находить доказательства того, что письмо было направлено надлежащему адресату.

Судебная практика Свернуть Показать

Арбитражный суд Северо-Кавказского округа рассматривал спор о факте заключения договора перевозки. Арбитры обратили внимание, что на сайте ответчика (судоходной линии) указаны его данные как агента, через которого можно заключить договор морской перевозки. Также был приведен его электронный адрес: «inbox@isl.su».

Однако переписка велась с другого адреса: «maria.shubnikova@isl.su». Суд посчитал, что ящик является корпоративным, т.к. после символа «@» указано «isl.su». Кроме того, в конце электронных сообщений были указаны наименование ответчика, его адрес и телефоны.

Ответчик, пытаясь оспорить переписку, настаивал, что она не содержит электронной подписи. Однако доказать наличие у него таковой и внутреннего порядка, по которому все исходящие документы должны были ею подписываться, он не смог (постановление от 27.07.2015 по делу № А32-19429/2014).

В другом деле арбитры также признали наличие договорных отношений.

Судебная практика Свернуть Показать

Суд установил, что условия договора обсуждались «путем обмена документами по электронной почте, в числе которых был текст договора и письмо, содержащее реквизиты» заказчика.

Факт заключения договора со стороны исполнителя подтверждался «платежкой», по которой он и внес предоплату по выставленному счету.

Доводы ответчика о том, что он не мог заключить договор «в связи с нахождением в другом городе», были отвергнуты. Очевидно, что при обмене электронной корреспонденцией место нахождения отправителя не важно (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.02.2013 по делу № А19-1050/2012).

Еще в одном деле суд установил, что между сторонами сложились деловые отношения по обмену электронными письмами. Арбитры обратили внимание на то, что одна из сторон направила файл с электронным документом «финансовый анализ». Также по «электронке» был направлен файл в формате PDF с электронным документом – доверенностью на право представления интересов (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 13.02.2018 по делу № А60-23408/2015).

Однако суд не признает наличие договорных отношений, если переписка велась с неуполномоченным лицом.

Судебная практика Свернуть Показать

Арбитражный суд Северо-Западного округа установил, что от имени компании электронную переписку вели руководитель департамента наружной рекламы с одной стороны и начальник юридического управления с другой. По мнению суда, они не были уполномочены на заключение договора, т.к. в их переписке не упоминались доверенности или другие обстоятельства, в силу которых у них были полномочия действовать от имени сторон.

Суд также решил, что частичная оплата по договору не может расцениваться как признание условий, указанных в переписке. В связи с этим во взыскании суммы, указанной в переписке, а также процентов за пользование чужими деньгами было отказано (постановление от 05.12.2016 по делу № А56-8103/2016).

Приведем еще несколько дел.

Судебная практика Свернуть Показать

Оценивая представленную переписку, Арбитражный суд Северо-Кавказского округа обратил внимание, что от имени ответчика переписка велась менеджером, полномочия которого (по должностной инструкции) ограничивались поиском оптимальных площадей для открытия магазинов. Права подписывать договоры аренды от имени компании у него не имелось (постановление от 18.01.2018 по делу № А32-41814/2016).

Судебная практика Свернуть Показать

Арбитражный суд Московского округа пришел к выводу, что переписка о заключении договора на выполнение пусконаладочных работ велась не между должностными лицами организаций, а между гражданами в частном порядке. Дополнительно суд сослался на то, что сообщения не были подписаны электронными подписями (постановление от 29.06.2016 по делу № А40-159798/2015).

Аналогичная практика есть у Московского областного суда (апелляционное определение от 20.01.2016 по делу № 33-1675/2016).

Следует отметить, что направлять лучше подписанный и скрепленный печатью скан договора.

Судебная практика Свернуть Показать

Арбитражный суд Западно-Сибирского округа установил, что истец направил на электронную почту ответчика бланк договора поставки без подписи со своей стороны. Этот факт суд расценил как отсутствие волеизъявления на заключение соглашения, а отправку бланка договора квалифицировал как этап переговорного процесса (постановление от 24.06.2016 по делу № А67-7236/2015).

Арбитражный суд Северо-Кавказского округа также пришел к выводу, что раз направленный проект договора не был подписан, то его нельзя признать офертой (предложением совершить сделку – постановление от 18.01.2018 по делу № А32-41814/2016).

Доказательства отправки

Доказательством факта переписки может быть распечатка электронной почты с информацией о том, что компания подтверждает заключение договора на конкретных согласованных условиях (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 27.07.2015 по делу № А32-19429/2014).

Впрочем, иногда суды не доверяют распечаткам и назначают (по ходатайству сторон или с их согласия) экспертизу.

Фрагмент документа Свернуть Показать Определение Арбитражного суда Московской области от 29.09.2009 по делу № А41-17774/09

Судом определено поставить перед экспертом следующие вопросы:

1. хранятся ли в памяти персонального компьютера электронные письма (документы), отправленные по электронному адресу: otchet@deltael.ru?

2. если в памяти ПК хранятся электронные письма (документы), указанные в первом вопросе, то каково их содержание, техническая характеристика, а также дата создания и отправления?

3. подвергались ли указанные в первом вопросе электронные письма (документы) редактированию?

4. имеются ли в памяти почтовой программы, находящейся на представленном системном блоке, доказательства получения адресатом, имеющим электронный адрес otchet@deltael.ru, электронных документов, указанных в первом вопросе?

5. имеются ли в памяти ПК доказательства, свидетельствующие о получении ответчиком электронных писем, указанных в первом вопросе, и если да, то какие доказательства свидетельствуют о получении ответчиком указанных электронных писем?

Также серьезный вес имеет такое доказательство, как протокол осмотра почты, составленный нотариусом. Он составляется в соответствии ст. 103 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. Верховным Советом РФ 11.02.1993 № 4462-1). Там сказано, что в порядке обеспечения доказательств нотариус может производить осмотр письменных и вещественных доказательств.

Судебная практика Свернуть Показать

На рассмотрение Арбитражного суда Дальневосточного округа истец представил протокол осмотра нотариусом письменных доказательств – страниц в сети Интернет на сайте «https://yandex.ru». Нотариус зафиксировал, что в разделе «почта» во входящей корреспонденции имеется переписка, касающаяся выполнения спорных работ. В качестве приложений к письмам истцу отправлялись протоколы собраний с участием генерального директора ответчика. На этих собраниях решались вопросы пошагового выполнения работ, перечисленных в представленных истцом проекте договора и дополнительных соглашениях (постановление от 27.03.2017 по делу № А51-2996/2016).

Судебная практика Свернуть Показать

Между сторонами возник спор о цене договора купли-продажи сруба. Истец представил нотариальный протокол осмотра электронной почты, а также своего смартфона. Из протокола следовало, что в ходе переписки стороны согласовали стоимость – 1 895 000 руб.

Суды первой и апелляционной инстанции не обратили внимания на этот протокол, решив, что договор был заключен по цене, которую ответчик заплатил, – 1 000 050 руб.

Верховный Суд РФ не согласился с такой логикой – нотариальный протокол являлся ключевым доказательством. Именно из его данных и следовало исходить (определение от 19.09.2017 № 78-КГ-17-56).

Фактическое исполнение и электронная переписка

Только что рассмотренное определение ВС РФ поставило и другой вопрос – может ли электронная переписка изменить фактически сложившиеся отношения сторон? Ведь большинство договоров можно заключить не только путем составления какого-то документа или обмена письмами, но и простым фактом исполнения (конклюдентными действиями).

К сведению Свернуть Показать

Конклюдентные действия – фактические действия (поведение) лица, которые выражают его волю установить правоотношения.

В рассмотренном деле суд обратил внимание на два момента.

Во-первых, покупатель может оплатить товар не только до или после его передачи (п. 1 ст. 486 ГК РФ). Поэтому внесенную заранее сумму предоплаты нельзя считать окончательной ценой договора.

Во-вторых, условие о цене товара не является существенным. Следовательно, нельзя говорить о том, что самим фактом оплаты стороны согласовали цену товара. В данном случае оплата подтверждает только наличие договорных отношений, а не согласованные условия.

В пользу заключенности соглашения будет свидетельствовать совпадение информации в «платежке» (выставление которой будет фактическим исполнением) и в скан-копии договора.

Подробнее о существенных условиях различных договоров читайте в статьях журналов № 1′ 2017 и № 2′ 2017 Судебная практика Свернуть Показать

Ответчик оплатил истцу (IT-компании) выполненные работы. При этом в графе «Назначение платежа» платежного поручения было указано, что оплата произведена за разработку программного обеспечения по договору с номером и датой, совпадающими с тем, что фигурировали в электронной переписке. Основываясь на этом факте, ответчика обязали оплатить всю сумму, указанную в скан-копии договора (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 08.12.2015 по делу № А43-6912/2015).

К аналогичным выводам пришли ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 21.02.2013 по делу № А19-1050/2012 и ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 06.05.2013 по делу № А56-37916/2012.

Фактическое выполнение обязанностей также будет свидетельствовать в пользу достоверности договора, заключенного по переписке.

Судебная практика Свернуть Показать

Арбитражный суд Московского округа признал правомерным иск продавца о взыскании с покупателя задолженности за товар.

Суд первой инстанции отказал в иске, посчитав, что стороны не заключали договор. Более того, в проекте договора было написано, что продавец должен поставить товар только после оплаты.

Суды вышестоящих инстанций изменили решение. Поскольку товар был фактически поставлен, договор, отправленный по «электронке», арбитры признали заключенным (постановление от 17.07.2017 по делу № А40-29932/16-156-266).

Таким образом, фактические действия являются не «врагом», а «союзником» договоренностей, достигнутых в электронной переписке. Исполнение (даже частичное) подтверждает наличие отношений, детали которых можно узнать из электронной переписки.

К сведению Свернуть Показать

С 1 июня 2015 г. действует новая редакция ГК РФ, согласно которой сторона, подтвердившая действие договора (например, принявшая полное или частичное исполнение), не может недобросовестно требовать признания его незаключенным (п. 3 ст. 432).

* * *

В заключение коротко сформулируем несколько важных выводов:

  • при заключении договора по «электронке» лучше использовать квалифицированную подпись, которая признается полным аналогом собственноручной подписи. При этом нужно помнить, что в электронной форме нельзя заключить договоры, требующие нотариального удостоверения или госрегистрации;
  • простая и неквалифицированная электронные подписи имеют большую юридическую силу, чем обычный обмен сообщениями;
  • порядок заключения договоров по «электронке» можно согласовать как в отдельном соглашении, так и в текущем хозяйственном договоре. Важно, чтобы договор, содержащий условие об электронном обмене (договор первого уровня), действовал к моменту заключения в электронном виде договора второго уровня;
  • если стороны перед обменом подлинниками предварительно обмениваются сканами договоров, об этом лучше упомянуть в договоре;
  • сообщение надо направлять на почту, указанную на сайте компании или в реквизитах ранее заключенного договора;
  • к сообщению надо приложить сканы подписанного договора и доверенности (если договор подписал не директор);
  • доказать отправку сообщения могут распечатка электронной почты, позволяющая определить отправителя, получателя и дату отправки. Не лишним будет нотариальный протокол осмотра электронного ящика;
  • различие между договоренностью, достигнутой по «электронке», и фактическим исполнением не говорит о незаключенности договора. Заинтересованная сторона имеет право настаивать на полном исполнени

Что плохо

Можно сформулировать основные негативные стороны такой схемы работы:

  • использование различных форматов однотипных документов (каждая фирма может использовать свой формат) – сложность извлечения полезной информации;
  • чрезмерная степень применения ручного труда при оформлении или обработке документов («человеческий» фактор) – возможность внесения ошибок в документы и необходимость в дальнейшем их поиска и исправления;
  • низкая скорость (производительность) выполняемых операций при оформлении и обработке документов (ручное преобразование и перенос информации из документов в учетную систему и обратно);
  • отсутствие гарантий качества работы и контроля за передачей сообщений по общедоступным каналам доставки документов /сообщений (факс, электронная почта);
  • отсутствие гарантий конфиденциальности передаваемой информации;
  • необходимость создания и поддержания индивидуального способа обмена документами с каждым партнером;
  • экспоненциальное нарастание проблем при увеличении количества партнеров и интенсивности коммуникаций при взаимодействии с каждым партнером индивидуально.

Также применение традиционных схем работы с документами существенно ограничивает (или делает практически невозможным) внедрение новых активно развивающихся бизнес-процессов и новейших технологий, таких как VMI (Vendor Managed Inventory – запас, управляемый поставщиком) и CPFR (Collaborative Planning, Forecasting & Replenishment – совместное планирование, прогнозирование и пополнение), которые позволяют существенно увеличить оборот между партнерами и повысить их конкурентноспособность на рынке.

Где же выход?

Существует решение, которое позволяет преодолеть все названные ограничения и предоставить новые возможности. Это система электронного обмена данными – EDI (Electronic Data Interchange).

Что это такое?

EDI – это технология автоматизированного обмена электронными сообщениями в стандартизированных форматах между бизнес-партнерами.

При этом документы, имеющие в изначальном («человеческом») виде удобную и специфическую для каждой фирмы форму, прозрачно передаются между различными партнерами в стандартном «электронном» формате (при помощи конвертора (на входе) и деконвертора (на выходе соответственно)).

Технология гарантирует как правильность конвертации данных, так и саму доставку сообщений адресатам и последовательность доставки сообщений. При этом обеспечиваются достоверность и конфиденциальность передаваемой информации.

В классическом виде EDI предполагает полностью автоматизированное взаимодействие между информационными системами партнеров, исключая участие человека. Каждая сторона может выступать как отправитель, так и получатель сообщений. Такой вариант интеграции дает максимальный эффект при внедрении данной технологии.

На современном этапе развития технологии EDI позволяют не просто экономить деньги, но и упростить и оптимизировать процессы управления и принятия решений, а в целом оптимизировать и повысить эффективность бизнеса.

Как устроен EDI?

Базовые принципы:

  • Стандартизованность
  • Структурированность

Практика электронной коммерции, основанной на системах EDI насчитывает уже более 30 лет и обобщается в стандартах выполнения торговых операций и представлении структурированных деловых документов.

При разработке стандартов электронного документооборота было проанализировано использование данных «бумажных» документов, применяемых в экономической деятельности.

Было предложено выделить наиболее повторяющиеся данные, и в них выделить соответствующие поля данных. В последствии для их заполнения была разработана система таблиц – глобальные справочники данных и технология их синхронизации.

Стандарты

EDI базируется на следующих основных стандартах:

  • UN/EDIFACT – United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport — «Правила ООН электронного обмена документами для гос. управления, торговли и транспорта» – основополагающий глобальный избыточный стандарт, содержащий наиболее общие справочники международных кодов и форматов сообщений, расширенных для удовлетворения всех возможных запросов пользователей.
  • (UN/CEFACT) – адаптированный Центром ООН по упрощению процедур международной торговли и электронному бизнесу (CEFACT) стандарт UN/EDIFACT
    GS1 EANCOM – подмножество EDIFACT для розничной торговли — разработан международной ассоциацией GS1 и дополнен использованием ключевых идентификаторов системы GS1.
  • GS1 XML – современный формат сообщений, используемых при обмене данными в цепях поставок в системе GS1.
  • Система GS1 – это международная глобальная многоотраслевая система стандартов, охватывающая более 100 стран.
  • Система GS1 является самой широко используемой международной системой стандартов в цепях поставок. В настоящее время свыше миллиона компаний в мире используют стандарты GS1. Национальные ассоциации GS1 обеспечивают поддержку системы в своих странах и поддержку национальных языков в системе GS1.

В основе архитектуры системы GS1 лежат ключевые идентификаторы, основными из которых являются:

  • GTIN (Global Trade Item Number)– глобальный номер торговой единицы (предмета торговли) –уникальный идентификационный номер торговой единицы в системе GS1. Этот идентификатор представлен в виде символа штрихового кода на упаковке товара.
  • GLN (Global Location Number) – глобальный номер места нахождения – уникальный номер в системе GS1 для идентификации участников цепи поставки и их материальных, функциональных или юридических объектов (подразделений) (филиалы/офисы/склады/рампы и т.д.). Используется главным образом в EDI для эффективной идентификации всех объектов, касающихся поставок.
  • SSCC (Serial Shiping Container Code) – серийный код транспортной упаковки (СКТУ) – уникальный идентификатор логистической (транспортной) единицы. SSCC очень удобен для маркировки грузов, подлежащих танспортировке.

Ключевые идентификаторы системы GS1 являются:

  • уникальными — способ формирования номеров обеспечивает уникальность каждого номера;
  • международными — данные номера являются уникальными во всем мире;
  • многоотраслевыми — не значимый характер номеров позволяет последовательно идентифицировать любой объект, независимо от вида предпринимательской деятельности;
  • Простая структура номеров позволяет автоматизировать обработку и передачу данных.

Зачем нужен GLN?

Номер GLN – это глобальный уникальный цифровой код, идентифицирующий участника в цепи поставок (контрагента или его структурное подразделение или объект).

Присвоение идентификационных номеров GLN регулируется стандартами системы GS1 для того, чтобы гарантировать уникальность каждого отдельного номера во всем мире. Для получения GLN-номера предприятие должно стать членом национальной ассоциации GS1( в РФ такой организацией является GS1 Russia – ГС1 РУС.).

Идентификационные номера GLN ежедневно широко используются более чем 200.000 компаний, занимающихся различными видами предпринимательской деятельности

Преимущества идентификационных номеров GLN

Использование идентификационных номеров GLN обеспечивает компаниям универсальный метод идентификации объекта как внутри, так и за пределами компании.

При полном соблюдении стандартов GS1 по номеру GLN становится возможным извлечение из глобального регистра участников системы GS1 (GEPIR) следующей информации:

  • тип объекта (производственный центр, складское помещение, торговый офис, офис компании и т.д.);
  • регион;
  • почтовый адрес;
  • номер телефона, факса;
  • контактное лицо;
  • информация о банковских реквизитах;
  • требования и ограничения доставки и пр.

Основные виды сообщений

Основными считаются следующие сообщения EDI :

  • COMDIS – коммерческая дискуссия,
  • PRICAT – прайс-лист,
  • ORDER – заказ,
  • ORDRRSP – подтверждение заказа,
  • DESADV – уведомление об отгрузке,
  • RECADV – уведомление о приемке,
  • INVOICE – счет,
  • SLSRPT – отчет о продажах,
  • INVRPT – отчет об инвентаризации.

Технология работы

Технология EDI предполагает использование единого способа идентификации товаров и контрагентов на базе стандартов GS1: идентификация товарных позиций ведется с использованием кодов GTIN (штриховых кодов), идентификация контрагентов ведется с использованием GLN-номеров. Присвоение кодов GTIN и GLN номеров осуществляет национальная ассоциация GS1 (в РФ — Ассоциация Автоматической Идентификации ЮНИСКАН/ГС1 РУС).

Для перехода к использованию технологии EDI необходимо подключение партнеров к специализированной платформе обмена коммерческими сообщениями (платформа электронной коммерции), использование средств преобразования сообщений к стандартному формату и передачи «стандартизированных» сообщений адресату. Такая схема взаимодействия позволяет один раз подключиться к EDI и единообразно обмениваться сообщениями со всеми партнерами, а не создавать и настраивать способ обмена документами с каждым контрагентом.

Интеграцию систем, преобразование и передачу сообщений между партнерами осуществляют специализированные компании – авторизованные провайдеры EDI. Провайдер предоставляет своим клиентам надежный канал передачи сообщений всем контрагентам (доступ к своей платформе обмена коммерческими сообщениями) и поддерживает оговоренный уровень сервиса. Важно участие именно авторизованного провайдера, т.к. это гарантирует как высокий технический уровень предоставляемых услуг и уровень сервиса, так и соответствие услуг стандартам GS1, что в свою очередь дает возможность осуществлять роуминг с другими провайдерами (в т.числе и с международными).

Первоначально сообщения передавались по специализированным (частным) сетям и каналам связи, что могли позволить себе лишь крупные компании. Появление Интернет и возможность использования его в качестве канала передачи EDI-сообщений произвело революцию и EDI стал доступен малому бизнесу и индивидуальным предпринимателям.

Типичная цепочка взаимодействия контрагентов при использовании EDI выражается следующей схемой:

  1. Покупатель высылает поставщику заказ;
  2. Поставщик автоматически загружает заказ в свою учетную систему;
  3. Поставщик после корректировки по реальным остаткам на складе отсылает подтверждение заказа и формирует внутреннюю накладную на отгрузку;
  4. Поставщик после отгрузки одним нажатием формирует и отсылает покупателю уведомление об отгрузке;
  5. Покупатель после приемки по уведомлению об отгрузке автоматически формирует и высылает поставщику уведомление о приемке;
  6. Поставщик на основании уведомления о приемке автоматически формирует расходную накладную;
  7. Поставщик выгружает покупателю электронный вариант расходной накладной;
  8. Покупатель загружает в свою учетную систему расходную накладную поставщика.

При этом все сообщения передаются максимально оперативно и с уведомлениями о гарантированной доставке.

В настоящее время доступны два варианта подключения (интеграции) к EDI:

  • Полная интеграция учетной системы партнера с платформой провайдера. При этом предполагается автоматическая обработка входящих и генерация исходящих сообщений в учетной системе предприятия. Для интеграции необходимо разрабатывать и согласовывать форматы экспорта – импорта информации и технологию передачи сообщения в систему провайдера. При таком варианте возможно использовать преимущества EDI в полной мере.
  • Второй вариант – частичная интеграция — использование Web-EDI. Взаимодействие с платформой EDI осуществляется через Web-браузер или специализированный Web-клиент, без непосредственной интеграции с учетной системой. Такой вариант работы не ведет к максимальному повышению эффективности, так как требует участия человека в приеме и передаче документов (ручной перенос данных из системы EDI в информационную систему и обратно), однако, характеризуется предельной экономичностью внедрения и использования.

Гарантии достоверности и конфиденциальности

Провайдер обеспечивает достоверность, конфиденциальность, оперативность и гарантированность передачи сообщений.

Безопасность и конфиденциальность обеспечиваются шифрованием сообщений и использованием алгоритмов защиты информации и протоколов и каналов передачи конфиденциальной информации (содержимое EDI-сообщений не доступно никому, кроме отправителя и получателя (даже администраторам платформы)).

Достоверность – использованием технологий передачи сообщений, исключающих возможность коррекции документа в процессе передачи (проверка контрольных сумм сообщений на каждом участке и т.д.).

Гарантированность доставки – механизмом оповещений о местонахождении сообщений и автоматическим оповещением отправителя о доставке сообщения.

Удобство и выгоды

Основные преимущества технологии:

  • прямое снижение накладных расходов по ведению документооборота (объем первичных бумажных документов, трудозатраты персонала,
  • курьерская служба, почтовые расходы, оплата услуг электросвязи и пр.),
  • упрощение контроля операционной деятельности (товародвижение),
  • упрощение взаимодействия с контрагентами,
  • существенное увеличение скорости оборота и снижение объемов складских запасов,
  • повышение рентабельности оборотного капитала,
  • упрощение и увеличение эффективности внедрения средств (терминалов сбора данных) и технологий автоматизации учета,
  • возможность внедрения новых технологий взаимодействия участников цепей поставок — VMI и CPFR,
  • оптимизация и повышение эффективности бизнеса.

Преимущества появляются за счет:

  • повышения скорости всего процесса оформления, обработки и прохождения документов (полностью автоматизированный процесс),
  • снижения числа ошибок (исключением «человеческого» фактора) и снижения затрат на поиск и исправление ошибок,
  • использования технологий гарантированной доставки сообщений,
  • использования единого способа идентификации товаров и контрагентов на базе стандартов GS1.

Использование справочников данных и ключевых идентификаторов существенно снижает объем передаваемых сообщений, что также повышает эффективность технологии.

Наиболее восприимчивые области применения:

  • Дистрибуция,
  • Ритейл,
  • Управление складами,
  • Транспорт,
  • Банковская сфера и управление денежными потоками
  • и т.д.

Практические рекомендации по внедрению

Чтобы начать обмениваться документами по EDI необходимо:

  • получить номер GLN;
  • выбрать вариант подключения (полная интеграция или Web-EDI),
  • выбрать авторизованного провайдера EDI,
  • осуществить подключение,
  • начать работать.

Для более детального знакомства с технологией EDI и практикой ее применения приглашаем посетить наш семинар «Электронный обмен данными (EDI)»