Что делать, если вы не вышли на работу без справки, не предупредив начальника? В этом случае потребуется объяснительная с изложением ситуации. Как написать объяснительную за прогул, чтобы избежать неприятностей? Разберемся, как она составляется, какие основания для прогула будут уважительными, а какие нет.
Когда от работника требуется объяснительная за прогул
Прогул — отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительной причины в течение четырех часов подряд или всего рабочего дня (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Перерыв на обед не учитывается.
Трудовой кодекс трактует прогул как нарушение работником обязательств, оговоренных правилами внутреннего распорядка или трудовым договором. Доказанный факт такого нарушения не может оставаться без последствий, поскольку речь идет о несоблюдении трудовой дисциплины.
Прогул является основанием для наложения дисциплинарного взыскания даже в виде увольнения по инициативе работодателя. Это всегда конфликтная ситуация, которая может завершится судебным разбирательством. Поэтому особенно важно, чтобы процедурные нюансы, оговоренные ТК РФ, были четко соблюдены.
Документы, на основании которых работодатель выберет наказание
- Служебная записка от руководителя подразделения об отсутствии сотрудника на рабочем месте.
- Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте.
- Объяснительная за прогул на работе, представленная и подписанная сотрудником.
- Иные документы, которые работник может представить в подтверждение уважительности причины своего отсутствия.
Уважительные причины для прогула
- Срочное обращение за медицинской помощью.
- Отсутствие на рабочем месте в связи с временной нетрудоспособностью или отпуском.
- Присутствие работника в суде или его участие в следственном мероприятии.
Как подтвердить, что причина — уважительная
В качестве подтверждения работник должен представить соответствующие документы: справку из медицинской организации, больничный лист, повестку в суд и пр.
Объяснительная за прогул входит в пакет обязательных документов в любом случае, независимо от того, насколько уважительной была причина отсутствия работника. Написать ее он должен в течение двух рабочих дней с момента получения запроса от работодателя.
★ Узнайте в журнале «Кадровое дело» о ситуациях, когда сотруднику ничего не будет за прогул
Как оформить требование о предоставлении объяснительной за прогул на работе
Работодатель до принятия решения о применении дисциплинарного взыскания должен истребовать у работника объяснительную за прогул. Эта обязанность предусмотрена ст.193 ТК РФ.
Работодатель должен учесть, что срок применения дисциплинарного взыскания ограничивается одним месяцем. Поэтому за это время нужно не только получить объяснительную за прогул на работе, но и проанализировать причины проступка и действия работника, а также принять решение. Отсчет срока начинается с того дня, когда непосредственному руководителю стало известно о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте.
Взыскание будет считаться незаконным, если работодатель не затребовал от сотрудника объяснительную за прогул. В случае, когда сотрудник так и не появился на работе, можно направить заказное письмо с уведомлением о вручении.
Увольнение за прогул — самая строгая мера дисциплинарного взыскания, которую применяют за отсутствие сотрудника на работе. Как разобраться в сложных ситуациях по увольнению за прогул и не допустить восстановления сотрудника на работе, подскажет новая специальная подборка материалов от редакции Системы Кадры.
Что делать, если работник отказывается писать объяснительную
Когда у работника имеется уважительная причина, объясняющая его отсутствие на рабочем месте, писать объяснительную записку он, как правило, не отказывается. Объяснительная за прогулы без уважительной причины вызывает больше проблем. Когда по истечении двух рабочих дней документ сотрудник так и не предоставил, этот факт отразите в акте. При составлении акта должны присутствовать минимум два свидетеля (ч. 1 и 2 ст. 193 ТК, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4415-6).
Акт об отказе от представления объяснительной составьте в произвольной форме (образец оформления)
Ответственность за прогул
В качестве наказаний за совершенный им проступок, к работнику могут быть применены следующие меры (ст. 191 ТК РФ): замечание, выговор или увольнение.
Определить какую именно меру наказания можно применить к работнику вправе только работодатель. Для этого он должен оценить тяжесть совершенного работником проступка, его последствия для организации, а также общее количество совершенных работником нарушений.
Важно! Прогул является грубым нарушением труддисциплины, соответственно, даже в случае его однократности работодатель имеет право уволить работника.
Исключение составляют отдельные категории работников, уволить которых за прогул нельзя. К ним относятся беременные женщины, а также работники, которым еще не исполнилось 18 лет.
К работнику можно применить только один вид наказания за одно нарушение. То есть одновременно применить к работнику выговор и уволить его за один даже тяжкий проступок нельзя (Читайте также статью ⇒ Как уволить работника за прогулы).
Требование о предоставлении объяснений
Направить работнику письмо с требованием предоставить объяснения за прогул нужно в письменном виде. Если вручить требование работнику лично в руки не представляется возможным, сделать это можно, направив документ по почте. Требование отправляют заказным письмом с уведомлением о вручении на домашний адрес, указанный в личном деле работника.
Важно! Для работодателя важно зафиксировать дату, когда работник получил требование о предоставлении объяснительной. Исходя из этой даты устанавливают срок, в течение которого работник должен ее предоставить.
Срок для предоставления объяснений
Предоставить объяснения за прогул работник обязан в течение двух рабочих дней. Отчет начинают с момента получения требования со стороны работодателя. Общий срок на запрос и получение объяснений, анализ причин, указанных работником и других действий работодателя не должен превышать одного месяца. Отчет месяца начинают с той даты, когда работодатель узнал о прогуле.
Важно! Если после даты совершения работником проступка (в нашем случае прогула) прошло более шести месяцев, то дисциплинарное взыскание к работнику применить уже нельзя.
Если работник отказывается писать объяснительную
Нередко работники отказываются объяснять свое отсутствие на рабочем месте. В этом случае работодателю нужно составить соответствующий акт об отказе работника предоставлять объяснения. Специальной формы для такого документа также нет, поэтому работодатель составляет его в произвольном виде. Важно при этом следующее: наличие двух свидетелей при составлении такого документа, которые поставят в акте свои подписи, а также указание, что в ответ на требование, предоставленное работодателем, работник отказался дать объяснения (Читайте также статью ⇒ Акт о прогуле работника).
Объяснительная об отсутствии на рабочем месте: образец
Работник может использовать в качестве образца объяснительной записки об отсутствии на рабочем месте следующий документ:
Пред. / След. Объяснительная об отсутствии на рабочем месте: скачать бланк Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».
- Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
- Я не подписчик, но хочу им стать
- Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика
Составление объяснительной об отсутствии на работе
На составление объяснительной записки работнику дается 2 рабочих дня (ст. 193 ТК РФ). Если в этот срок объяснительная работником не написана, надо зафиксировать актом. Отметим, что непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ).
Необходимость составления объяснительной
Независимо от того, были ли причины уважительными, если согласие работодателя на пропуск рабочего времени не было получено заранее, то необходимо будет написать объяснительную по поводу прогула и растолковать, чем он вызван. Впрочем, необходимость написать объяснительную может возникнуть не после каждого прогула. Она появляется, лишь если отсутствие сотрудника было зафиксировано в документах, и ему поступило распоряжение написать объяснительную по этому поводу. Делать же это по собственной инициативе не нужно – иногда такие вопросы решаются просто в личной беседе с начальством.
Если объяснительная была затребована, но не дана сотрудником, работодатель получает полное право уволить его.
Как написать объяснительную на работе за прогул
Если работник впервые допустил нарушение и не знает, как писать объяснительную за прогул, помогите ему правильно составить этот важный документ. Законом не предусмотрена его унифицированная форма.
Универсальная объяснительная за прогул на работе, образец которой использовался бы во всех случаях, также не может быть разработана по понятным причинам. Но есть общие требования, которыми руководствуются при составлении текста.
Требования к тексту объяснительной
- При описании обстоятельств случившегося четко, с точностью до минуты, указывайте временные рамки — начало и конец события.
- Излагайте описываемые события правдиво, максимально полно и подробно.
- Старайтесь ограничиться только изложением фактов, исключите эмоциональные высказывания, не транслируйте своего отношения к произошедшему.
- Дайте пояснения случившемуся, своим поступкам. Это тоже относится к тому, что можно написать в объяснительной за прогул, если вы хотите, чтобы работодатель мог понять побудительные мотивы.
Чтобы описание случившегося было последовательным и логичным, посоветуйте работнику заранее обдумать, что написать в объяснительной за прогул, восстановить ход событий.
Пример объяснительной за прогул
Образец документа вы можете скачать в начале статьи .
Совет от редакции сайта kdelo.ru
Если вы хотите разобраться в теме, прочитайте другие статьи на сайте:
В процессе трудовой деятельности часто возникают ситуации, когда работник не присутствовал на своем трудовом месте без основательных причин, не поставив в известность начальство.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Актуальный вопрос, возникающий в такой ситуации: «Как написать объяснительную записку на работе за прогул?», какие указать причины пропуска, что бы защитить себя с юридической точки зрения и не допустить увольнения.
Что говорит закон?
Что это за документ?
Согласно юридической терминологии. прогул – это обстоятельство, когда член рабочего коллектива не явился на работу в течение дня или же более 4 часов подряд.
Указанные проступки квалифицируются как нарушение Трудового Кодекса, поскольку наносят вред производственному процессу и тянут за собой материальные убытки.
Хоть от подобного случая никто и не застрахован, но работник должен серьезно задуматься о последствиях подобных действий и том, каким образом их минимизировать.
Стоит учесть, что за подобное нарушение трудового законодательства предусмотрено увольнение.
Коллизия закона заключается в том, что в нем не указано, какие основания пропуска рассматриваются как уважительные. В результате, конфликты между начальником и сотрудником возникают довольно часто, при этом, каждый применяет свой аргумент.
Если подобная ситуация имела место быть и пропуск случился, сотрудник в обязательном порядке должен будет дать пояснения начальству в виде объяснительной записки.
Объяснительная записка о прогуле – административный документ, в котором дается пояснение причин неявки, невыполнение своих должностных обязанностей и других пунктов основных документов предприятия, регулирующих трудовые взаимоотношения.
В каких случаях требуется?
Если неявка была совершена, и этот факт стал известен руководству, оно вправе требовать написания письменного пояснения.
Установление факта неявки осуществляется подтверждением коллектива, начальника смены или отдела, актом неявки на работу члена рабочего коллектива, что становится веским аргументом для получения письменного пояснения. Юридически, начальник обязан обосновать, что неявка была действительно неуважительной.
Поскольку факт нарушения имел место быть, то руководство имеет полное право на получение письменного объяснения причин прогула от самого работника.
Стоит акцентировать внимание на том, что согласно трудовому законодательству, объяснительную записку руководство вправе требовать на протяжении месяца после осуществления дисциплинарного проступка.
Чем грозит работнику?
Решение про написание объяснений в письменной форме принимает сам сотрудник, то есть именно он решает, писать пояснение о своем проступке или нет. Если все же пропуск объясним аргументированными причинами, то их обязательно следует указать.
Трудовой кодекс регламентирует получение письменного пояснения как элемент процесса привлечения подчиненного к наказанию за невыполнение трудовой дисциплины. Следовательно, объяснительная за прогул и ее содержание выступает правовой основой для подтверждения факта нарушения и выбора способа наказания.
Дисциплинарное взыскание осуществляется не позже месяца после установления проступка, его наложение не позже полугода со дня совершения.
За одно нарушение положено одно взыскание. Если член коллектива уже получил за прогул выговор, то лишение премии или же увольнение недопустимы.
Обязателен ли?
Объяснительная записка является служебно-кадровым документом, в котором работник дает пояснение причин своего прогула.
Если имеются документы, подтверждающие или объясняющие причины, их в обязательном порядке следует добавить к записке.
Правовой акцент делается на то, что ТК не установлены причины прогула, рассматриваемые как уважительные. Следовательно, рассматривать пояснение и причины, как уважительные или не относящиеся к таковым, будет непосредственно начальник, то есть оценка будет сугубо субъективной.
Такая процедура оценки причин прогула вызывает, как правило, множество споров между работодателем и починенным.
Стоит знать, что написание пояснительной записки не является обязанностью работника, однако без его пояснений неявка будет квалифицирована как таковая безапелляционно. Другими словами говоря, шансов оспорить сокращение не будет.
Могут ли уволить без него?
Если член рабочего коллектива после неявки так и не вышел на работу, его могут рассчитать за систематические прогулы. Днем увольнения считается заключительный день его трудовой деятельности.
Если же сотрудник явился и продолжает работать, ему выдается письменное предупреждение про увольнение, датой остановки действия трудового договора принято считать дату приказа об расчете, после чего он обязан поставить подпись в личной карте о выдаче ему трудовой книжки на руки.
В варианте, когда сотрудник на работу так и не явился в день приказа о расчете, его копия и вызов прийти за трудовой высылаются заказным письмом на домашний адрес.
Как написать докладную за прогул? Смотрите тут.
Как составляется объяснительная за прогул на работе в 2019 году?
Форма и структура документа
Как грамотно написать? Объяснительная за неявку пишется в вольной форме и от руки. Стиль изложения должен быть деловым.
Структура документа должна содержать следующие элементы:
- в правом верхнем углу первой строчкой указывается наименование предприятия, его организационно-правовая форма, на следующей строчке должность и ФИО руководителя, которому предоставляется пояснение;
- посередине пишется наименование документа – объяснительная записка о неявке на работу;
- затем следует само пояснение причин в произвольной форме изложения;
- после — дата и подпись
- если есть документальное подтверждение уважительности причин отсутствия, на них ссылаются в тексте, делая приложение, добавляют к документу.
Что и как правильно написать?
Составление объяснительной записки за прогул имеет определенные рекомендации, с целью защиты прав и интересов самого работника:
- стиль изложения должен быть деловым, лаконичным и не иметь эмоциональной окраски;
- обязательным условием является наличие шапки документа, правильное наименование предприятия, должность, фамилия, имя, отчество того, кому адресовано пояснение;
- правильно указать название документа;
- исходящий номер и дата регистрации;
- должность, ФИО, подпись.
Причины, не являющиеся уважительными:
- неявка на рабочее место на протяжении дня или 4 часов;
- неявка без причин и не уведомление руководства об этом;
- факт пропуска зафиксирован и имеет документальное подтверждение.
Поправка: если неявка длилась ровно 4 часа, без единой дополнительной минуты – это не прогул; если у сотрудника нет личного рабочего места, а он находился на территории предприятия – это тоже не прогул; в случае, когда подчиненный по объективным причинам не смог вовремя сообщить о своем отсутствии, то такие обстоятельства могут считаться уважительными.
Законные причины:
- временная потеря трудоспособности;
- выполнение государственных обязанностей (например, член избирательного участка на выборах);
- донорство крови;
- задержание сотрудниками полиции, арест;
- сложные погодные условия и проблемы с транспортом;
- в случае задержки зарплаты более чем на две недели (работник должен уведомить начальника о невыходе в письменной форме);
- вызов в суд.
В результате пропуска по уважительной объективной причине, следует предоставить документальное подтверждение (больничный, повестку в суд, справку).
Где регистрируется?
После написания пояснительной записки он регистрируется в канцелярии или в отделе кадров и отдается секретарю руководителя или же непосредственно ему самому.
Сроки составления
Согласно трудового законодательства, работник должен написать и предоставить объяснительную записку о пропуске в течение 2 рабочих дней.
Образец (примеры и варианты)
Взирая на обстоятельства и причин неявки, законодательство рекомендует оформлять пояснительную записку конкретного содержания. Ниже представлены образцы пояснительных записок о неявке на работу.
По семейным обстоятельствам:
Пример объяснительной записки, связанной с семейными обстоятельствами
По состоянию здоровья:
Пример объяснительной записки, связанной с состоянием здоровья
Без уважительной причины:
Пример объяснительной записки, не подтвержденной какими-либо уважительными причинами
По иным основаниям:
Прогул влечет за собой ответственность или нет? Узнайте тут.
Скачать форму акта о прогуле работника можно здесь.
Часто задаваемые вопросы
В каких случаях лучше не составлять?
Если имеет место длительный пропуск без законных причин, возникает проблема с сокращением и привлечением к ответственности.
Пояснение причин начальник требует путем направления письма, даты отправки и получения часто разнятся со сроками, прописанными в законе, следовательно, проще оспорить сокращение в судебной инстанции.
Была неделя прогула. Стоит ли писать?
Согласно трудового законодательства, 7 дней относят к длительному прогулу, за которым следует увольнение. Объяснительную можно написать, указав причины. Кроме того, в объяснительной можно просить об оформлении периода пропуска в форме отпуска за свой счет.
Были пропущены дни перед больничным. За них нужно отчитываться?
Если имеют место пропуски рабочих дней перед больничным, за них так же придется написать пояснение, однако в этом случае больше шансов считать причины пропуска уважительными.
Таким образом, грамотный подход к написанию объяснительной записки может помочь сохранить рабочее место и минимизировать дисциплинарные взыскания, а возможно и избежать их.
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.