Общие правила
По закону, владельцем трудовой книжки является работник, но хранится она у работодателя и выдается по заявлению. Обычно отдел кадров — это то место, где можно получить трудовую книжку, но в некоторых организациях ее хранят в бухгалтерии или в сейфе в кабинете руководителя.
Если работнику необходимо подтвердить стаж или факт трудоустройства, ему готовят копию либо выдают оригинал под расписку. Но оригинал разрешат забрать из организации только в исключительных случаях:
- при расторжении договора, в последний рабочий день (п. 41 постановления правительства РФ № 225);
- для предоставления в государственные структуры с целью оформления пенсионных выплат (ст. 62 ТК РФ);
- при переходе на формирование данных о стаже в электронном формате.
ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ
Трудовая книжка – главный документ, который содержит в себе информацию о деятельности, стаже, квалификации, трудовых званиях работника.
Правила хранения, заполнения и передачи трудовых книжек определяются государственными правительственными органами.
В этот документ заносятся данные о работнике, роде его работе, об увольнениях и переводах на другую должность или работу, причины прекращения трудового контракта и информация о различных наградах за высокие достижения в работе. Данные о взысканиях в труд книжку не вносятся, кроме случаев, в которых увольнение выступает в роли дисциплинарного взыскание.
По усмотрению сотрудника информаци о егоработе по совместительству тоже может записываться в трудовую книжку, основанием для этого служит документ, который подтверждает работу по совместительству.
Обязательным является заведение трудовых книжек для таких групп сотрудников:
- Постоянные сотрудники, работающие официально;
- Сезонные работники;
- Внештатные сотрудники (при наличии социального страхования);
- Временные сотрудники, договор с которыми заключен на определенный срок.
При трудоустройстве этот документ обязателен для предоставления, если сотрудник уже работал ранее. Достоверность информации проверяется сотрудником отдела кадров.
Для новых сотрудников трудовая книжка заполняется работником из отдела кадров или бухгалтером. На предприятии с небольшим штабом это может сделать руководитель. Заполнение документа ведется по строгому алгоритму, проверяется руководителем, который подтверждает правильность печатью и подписью. Ошибки в заполнении недопустимы.
СПОСОБЫ ПОЛУЧЕНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Существует несколько вариантов того, как можно получить трудовую книжку:
1. Трудоустройство
Это самый распространённый способ, который подразумевает, что директор обязан оформить новую труд книжку работнику на протяжении трех дней с момента, когда тот официально устроился на работу. Но это возможно только если, работа для него основная. При этом работодатель не имеет права принять чистую книжку от нового сотрудника, он должен сам позаботиться об ее приобретении.
2. По окончанию учебы
Теоретически любое учебное заведение может оформить трудовую книжку при оформлении диплома, но на практике это случается редко. Во-первых, потому что оно не обязано это делать, во-вторых, из-за того, что многие выпускники уже имеют как работу так и трудовую книжку. Но высшие и специальные учебные заведения остаются местами, где можно Взять трудовую книжку.
3. Самостоятельное приобретение
Купить трудовую книжку можно и в обычном магазине канцелярии. И хотя по правилам их приобретение в данном месте разрешено только юр лицам и собственным предпринимателям, многие магазины продают их и физическим лицам в целях увеличения дохода.
4. Изготовление дубликата
Этот способ подходит в случае утери старой трудовой книжки, ведь работник не имеет права работать при отсутствии этого документа. Бывают случаи когда книжка потеряна или повреждена, тогда работнику необходимо обратиться к работодателю с заявлением об изготовлении дубликата. В такой ситуации работодатель, придерживаясь правил, должен выдать сотруднику новую труд книжку.
ГДЕ БРАТЬ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
Книга хранится у работодателя, при чем она должна находиться в сейфе или с важными документами в месте, где посторонние не будут ходить . Чаще всего ответственный за их хранение отдел кадров, в некоторых случаях они находятся в отделе бухгалтерии.
Данный документ может быть выдан владельцу в следующих случаях:
- При конце действия труд-договора;
- При необходимости передачи информации из этого документа в специальные органы. В такой ситуации работник пишет заявление, после чего выдается копия данных;
- В определенных обстоятельствах (например, смерть сотрудника), его семья может взять трудовую книжку у руководителя или обратиться в отдел кадров, предварительно написав заявление. При отсутствии родственников работодатель должен хранить ее на протяжении 50 лет.
Правила выдачи документов, связанных с работой
Трудовая книжка, отражающая все этапы трудовой деятельности работника, относится к числу документов, связанных с работой. В период трудоустройства она хранится у работодателя и может быть выдана на руки работнику на время (ст. 62 ТК РФ). Однако чаще сотрудники запрашивают копию этого документа, которая требуется для предоставления в какую-либо инстанцию.
Копия трудовой книжки — это тоже (как и оригинал, с которого делается копия) документ, связанный с работой, и правила его выдачи также подчинены правилам, содержащимся в ст. 62 ТК РФ:
- сотрудник должен подать работодателю заявление с просьбой о выдаче;
- копия обязательно заверяется работодателем (подписью ответственного лица и печатью);
- передача сотруднику осуществляется не позже, чем через 3 рабочих дня после принятия заявления;
- плата за копию не взимается.
Все эти правила в полной мере относятся и к ситуации, когда работник находится на удалении от работодателя. Поэтому на него тоже распространяется требование об обязательности подачи работодателю заявления, инициирующего процедуру выдачи копии трудовой книжки.
Традиционно такое заявление оформляется на бумаге и подписывается заявителем собственноручно. При невозможности передать его лично заявление направляется по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении) или передается работодателю через представителя заявителя. Подача его в виде электронного документа становится возможной лишь тогда, когда в трудовой договор внесено положение о допустимости взаимодействия его сторон путем обмена электронными документами (ст. 312.1 ТК РФ, ст. 312.2 ТК РФ ТК РФ). Заявление, направляемое электронно, отправитель должен подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.
Куда может потребоваться копия трудовой книжки
Копия трудовой книжки может понадобиться куда угодно. В большинстве случаев, это государственные структуры, например, такие как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий), а также банковские учреждения (для получения займов и кредитов).
На самом деле, список адресов, по которым может потребоваться предъявление копии трудовой книжки довольно широк, но не исключены и случаи, когда трудовая книжка по каким-либо причинам утрачивается (теряется) и тогда данная копия также может сослужить отличную службу – на ее основе можно сделать дубликат, последовательно восстановив все необходимые записи.
Копия трудовой бывает востребована и при трудоустройстве на вторую работу (т.е. по совместительству).
Как делается копия
Обычно копия трудовой книжки делается при помощи ксерокса. При этом каждый лист копии должна отлично читаться и быть пронумерован. Все странички должны быть заверены печатью предприятия и подписью ответственного лица, который таким образом удостоверяет подлинность всех записей и самой копии снятой с оригинала.
Составление заявления
Унифицированного, единого для всех образца заявления на выдачу копию трудовой книжки нет, так что работник может писать его в свободном виде или по форме, разработанной на предприятии. Заявления обязательно должно включать в себя ряд обязательных сведений:
- данные о компании, в которой трудится человек,
- должность и ФИО сотрудника, на имя которого оно пишется,
- просьбу о выдаче копии,
- дату,
- подпись составителя.
При желании можно указать и причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, но если такого желания нет, то, по закону работник не обязан это писать.
Оформление заявления
Документ можно писать на стандартном чистом листе формата А4, как от руки, так и на компьютере. Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.
Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,
- один из которых заявитель должен зарегистрировать либо в отделе кадров или у секретаря организации и оставить у себя,
- второй передать представителю работодателя.
Срок рассмотрения заявления
По закону, данное заявление должно рассматриваться не больше трех дней. При этом, работник может указать и более короткий срок, но в этом случае дата выдачи копии будет зависеть только от расторопности работодателя – закон не обязывает его строго следовать требованию сотрудника по периоду выдачи копии трудовой книжки. При особо острой необходимости, в заявлении следует указать достаточно вескую и уважительную причину с приложением подтверждающих документов.
Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии
Если сотруднику требуется какая-либо информация из трудовой книжки, оформленная в виде выписки или копии, работодатель не вправе отказать ему в этой просьбе.
По закону, трудовая книжка — собственность работника, которая на период действия трудового договора храниться у работодателя. Если не выдать выписку или копию, то это станет нарушением прав работника, по факту которого он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, вынесет предписание к устранению нарушения и подвергнет работодателя административному наказанию.
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки
С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.
- В начале документа слева или справа (это не имеет значения) указывается адресат:
- полное наименование организации с указанием ее правового статуса (ИП, ОАО, ООО, ЗАО),
- должность,
- фамилия-имя-отчество руководителя (или иного лица, ответственного за выдачу копий трудовых книжек).
- Далее вписывается должность и фамилия-имя-отчество заявителя.
- Ниже пишется дата составления заявления и населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма.
- После этого посередине строки указывается слово «заявление» и ставиться точка.
- Далее идет собственно текст просьбы о выдаче копии трудовой книжки. Здесь можно (но не обязательно) указать причину и сослаться на букву закона, который однозначно говорит о праве работника получать копии своих личных документов от работодателя.
- В завершение документ нужно подписать и расшифровать подпись.
Кто покупает и оплачивает бланк трудовой книжки
Работодатель не вправе требовать у нового работника самому покупать бланк трудовой. Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, изготавливаемыми «Гознаком», учет которых работодатель должен вести в специальной приходно-расходной книге. Покупаются бланки у их изготовителя или распространителя на основе договора с ним (п. 3 и 4 Порядка обеспечения работодателей бланками, утв. приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н).
Принимать от устраивающихся на работу лиц новые бланки трудовых работодателю нельзя, поскольку у него нет возможности убедиться в их подлинности. Кроме того, ст. 65 ТК РФ прямо обязывает работодателя оформлять трудовые книжки на работников, для чего на предприятии должен иметься запас чистых бланков книжек и вкладышей к ним (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Работодатель может взимать с работника стоимость трудовой книжки с учетом расходов на ее приобретение. На практике это означает, что в стоимость может включаться не только цена самого бланка, но и, например, транспортные расходы.
Когда трудовая выдается работнику на руки
При подписании трудового договора работник передает трудовую книжку работодателю, и она хранится у него до момента увольнения.
Исключения составляют случаи, когда по заявлению человека трудовая выдается ему на руки с целью предоставления в государственные органы, в частности Пенсионный фонд.
Заявление на оформление трудовой книжки впервые: образец
Заявление на оформление трудовой при первичном трудоустройстве пишется в свободной форме. В него нужно включить следующие реквизиты и сведения:
- ФИО и должность руководителя компании.
- ФИО трудоустраивающегося человека.
- Текст заявления должен содержать указание, что человек впервые поступает на работу.
- Дата и подпись.
Заявление можно написать от руки или напечатать на компьютере. Оно хранится либо в личном деле работника, либо в книге движения трудовых книжек.
Как написать заявление на выдачу трудовой книжки на руки
Заявление на получение оригинала трудовой книжки составляется в произвольной форме. Оно адресуется на имя руководителя организации, содержит Ф.И.О., должность работника, его просьбу выдать трудовую книжку, а также причину, по которой трудовая книжка запрашивается.
Приведем для заявления работника на выдачу трудовой книжки образец заполнения.
Пред. / След. Скачать форму заявления работника на выдачу оригинала трудовой книжки можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».
- Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
- Я не подписчик, но хочу им стать
- Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика
Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?
Как выдать трудовую книжку в 2020 году
Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?
Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?
Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?
Итоги
Пример заявления на выдачу трудовой книжки
Генеральному директору ООО «ЭкоСистемЛаунж» Д.М. Парыгину от специалиста по продажам Георгинова Аркадия Борисовича
В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ прошу в срок до 05.08.2017 г. выдать мне оригинал трудовой книжки для предъявления в Пенсионном фонде РФ по месту жительства в целях оформления трудовой пенсии по старости. Об обязанности вернуть оригинал трудовой книжки в ООО «ЭкоСистемЛаунж» в течение 3 рабочих дней с даты возвращения органом обязательного социального страхования (обеспечения) – ПФР – уведомлен.
02.08.2017 г. Георгинов А.Б.
Трудовую книжку получил на руки 03.08.2017 г. Георгинов А.Б.
Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?
Как документально оформить временную выдачу трудкнижек на руки, законодательство не объясняет, в том числе для случая, разрешенного ст. 62 ТК РФ (для предъявления в орган соцстрахования). Для того чтобы обосновать правомерность временной выдачи, советуем получить от работника подтверждающий документ. Например, расписку, составленную в свободной форме.
Формулировка может быть такой:
Скачать образец расписки
Полученную расписку вложите в книгу учета движения трудкнижек.
В книге допущена ошибка? Вот что в этом случае советует Минтруд.
Чтобы не «копить» расписки, можно завести отдельный журнал, в котором будут фиксироваться случаи временной выдачи трудовых книжек на руки: работник распишется в нем при получении книжки, а кадровик — при ее возврате.
ВАЖНО! Отдавая трудовую на руки, оставьте себе копию. Если работник потеряет оригинал, собирать бумаги для оформления дубликата будет гораздо проще. И еще если вы решились на выдачу книжек в случаях, не предусмотренных законодательством, обязательно пропишите сроки возврата в локальных документах.
Подробнее об этом и других вопросах, касающихся правил ведения и учета трудовых книжек, читайте в нашей специальной рубрике. Вас ждут актуальные новости, подробные инструкции, разъяснения чиновников и советы опытных экспертов.
Итоги
С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Сотрудники вправе выбрать формат ведения документа: только электронный или и электронный и бумажный. В первом случае внесите в бумажную трудовую соответствующую запись и выдайте ее сотруднику. С этого времени ответственности за ее ведение и хранение вы больше не несете.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Задержка возврата
Иногда случается так, что после того как забрал, работник не предоставляет трудовую книжку в назначенный день. Причины могут быть самые разные, от банального потерял и забыл, до каких то существенных происшествий, когда он не может отдавать её. Не переживайте, если вы являетесь сотрудником отдела кадров, а предпримите следующие действия.
Попытайтесь связаться с работником и выяснить причину задержки. Если она объективна, то дайте небольшую отсрочку, если же нет, то предупредите работника о возможных санкциях.
Если дозвониться не удалось или же на ваши предупреждения не последовало никаких действий, вы можете оштрафовать работника за каждый день просрочки на пятьсот рублей. В противном случае, вовсе лишить части заработной платы.
Что делать, если сотрудник не отдает документ?
Если денежные санкции не помогли вам справиться с задачей – не отчаивайтесь. Вы можете обратиться в суд и указать, что работник получил трудовую книжку и в течение долгого времени владеет ей незаконно.
Суд присудит работнику еще больший штраф за его деяния и впредь работник не сможет осуществлять подобных действий. Также вы просто можете уволить работника за не предоставление трудовых документов.
Как видите совсем не сложно выйти из подобной ситуации. Но все же выдачу трудовых книжек стоит осуществлять осторожно, ведь не раз бывали случаи, когда работники подставляли своих руководителей, не возвращая документы.
Осуществляйте выдачу на основании закона и тогда вы точно будете уверены в том, что вас никто не обманет, но, а если даже и обманет, то вы с легкостью смоете за себя постоять.
Получение для нужд социального страхования
Работники часто обращаются за бумагами, подтверждающими стаж, для предоставления в Пенсионный фонд в процессе оформления пенсии. В этом случае выдается только оригинал, копии чиновникам не подойдут. Поскольку документ о рабочей деятельности — один из важнейших, определены правила, как забрать трудовую книжку на время для предоставления ее в государственные организации.
Чтобы работодатель не потерял бланк, от работника требуется написать заявление на выдачу. Обращение рассматривают не более трех дней, но отказать в выдаче не могут. Если ваше заявление для ПФР проигнорировали и не выдали ее, вы вправе пожаловаться в Роструд.
Но сначала обратите внимание, как надо написать заявление. Обязательно укажите причину обращения — «для предоставления в Пенсионный фонд РФ в связи с оформлением пенсии», дату. Лично подпишите обращение.
После того как работа с бумагами в государственном учреждении завершена, их следует возвратить работодателю в течение трех рабочих дней.
Получение при увольнении
По статье 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать сотруднику документ о его стаже в день увольнения лично в руки. Бланк получают в отделе кадров предприятия без каких-либо прошений, расписываются в получении в книге учета.
Некоторым работникам, фактическое место работы которых находится на большом расстоянии от офиса, интересно, как взять трудовую книжку в отделе кадров, чтобы не ездить далеко только ради какой-то подписи. В этом случае возможна отправка документов по почте, если работник не против такого вида доставки.
Сотрудник пишет в организацию письмо-заявление на пересылку его бумаг почтой. Унифицированной формы для такого обращения нет, но традиционные правила сохраняются:
- заявитель указывает Ф.И.О. и должность;
- выражает согласие на пересылку бумаг почтой;
- ставит дату и подпись.
На основании полученного заявления сотрудник отдела кадров подготовит документ к пересылке его владельцу. Учтите, что почтовое отправление обязательно должно быть с описью вложения. В противном случае работодателя привлекут к ответственности и обяжут выплатить бывшему работнику компенсацию за потерю документа. Это подтверждается судебными решениями, в том числе Апелляционным определением Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018. Из материалов дела следует, что работник согласился на пересылку документов по почте. Но в письме ничего не было. Работодатель не смог доказать, что отправил документы, поскольку у него имелась только квитанция об отправке, но описи вложения не было. В такой ситуации суд решил, что компания должна выплатить бывшему сотруднику компенсацию, поскольку несет ответственность за сохранность бумаг о стаже и рабочей деятельности подчиненного.
Получение за умершего работника
Если по каким-то причинам сотрудник умер, договор с ним расторгают. Но в таком случае написать заявление о выдаче трудовой книжки при увольнении лично человек не сможет. За него обращаются родственники. Им выдадут оригинал:
- при личном обращении;
- при направлении работодателю заявления на пересылку почтовым отправлением.
Образец заявления на получение документа за умершего работника
ВАЖНО! Родственникам необходимо, помимо написания заявления, доказать родство с умершим, предъявив оригиналы документов о смерти работника либо их копии, заверенные у нотариуса. Кстати, они вправе претендовать не только на получение документов, но и на получение зарплаты умершего работника, если она не была перечислена ему до даты смерти.
Получение после перехода на электронные книжки
С 01.01.2020 работодателей обязали подготовиться к переходу на формирование данных о рабочей деятельности и стаже в электронном виде. До конца года (31.12) компании должны выяснить, кто из сотрудников сохраняет бумажные документы, а кто переводит их в электронный формат. Но пока не все понимают, можно ли взять трудовую книжку у работодателя, если сотрудник согласен отказаться от бумажного варианта. В законе на этот счет сказано, что забрать бумаги не только можно, но и нужно, поскольку работодатель более не несет ответственность за ее сохранность. Раз традиционный документ о стаже компания больше не ведет и не заполняет, его возвращают владельцу. Отдельное заявление в таком случае не требуется.