Налоговый кодекс РФ не устанавливает конкретного перечня документов, подтверждающих осуществление расходов на представительские мероприятия. Однако требования к составу и содержанию таких документов можно найти в разъяснениях контролирующих органов.
Минфин России в Письме от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288 со ссылкой на п. 10 разд. IV Плана мероприятий «Совершенствование налогового администрирования», утвержденного Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 N 162-р, указал, что обосновать производственный характер представительских расходов можно любыми документами. Это может быть, например, утвержденный руководителем отчет о представительских расходах. При этом все перечисленные в отчете расходы должны быть подтверждены первичными учетными документами.
ФНС России в Письме от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852 (которое было направлено для доведения до сведения нижестоящих налоговых органов и налогоплательщиков) отметила, что кроме первичных учетных документов, подтверждающих факт осуществления расходов, достаточно любого документа, отвечающего критериям ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 2 ст. 264 НК РФ.
Пакет документов
В виду того, что Налоговый кодекс РФ, а также чиновники не устанавливают конкретный перечень необходимых документов, а ограничиваются лишь общими требованиями, в ходе проведения налоговых проверок возможен субъективный подход инспекторов. Поэтому во избежание споров с проверяющими рекомендуем сформировать полный пакет документов, подтверждающих представительские расходы.
Пакет должен состоять из документов, которые условно можно разделить на два вида:
- предварительные документы;
- итоговые документы.
Предварительные документы
Оформление предварительных документов предшествует проведению представительского мероприятия. Такими документами являются организационно-распорядительные документы, утвержденные первым руководителем организации или иным уполномоченным им лицом. К ним относятся приказы и распоряжения о проведении каждого конкретного представительского мероприятия, содержащие:
- цель проведения мероприятия;
- план мероприятия с указанием места и сроков его проведения;
- бюджет мероприятия;
- детализированную смета расходов;
- список официальных лиц организации, принимающих участи в представительском мероприятии;
- список приглашенных лиц;
- порядок выдачи денежных средств на представительские расходы под отчет;
- перечень и сроки представления в бухгалтерию подтверждающих документов;
- должностных лиц, ответственных за проведение мероприятия, сбор и предоставление документов.
Итоговые документы
Итоговые документы подтверждают факт проведения представительского мероприятия. Такими документами могут служить:
- протокол переговоров с указанием обсужденных вопросов и достигнутых договоренностей;
- отчет о проведении мероприятия с указанием даты и места его проведения, программе мероприятий, составе участников приглашенной и принимающей стороны.
- акт об осуществлении представительских расходов с указанием как общей суммы, так и более конкретной информации об израсходованных денежных средствах, с приложением документов, подтверждающих факт расхода;
Акт об осуществлении представительских расходов должен быть утвержден руководителем организации (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@).
Документы, подтверждающие фактические расходы
Собственно представительские расходы могут быть подтверждены авансовым отчетом с приложением следующих документов:
- счетами организаций общественного питания;
- чеками ККМ;
- договорами на оказание транспортных услуг и (или) оказание услуг переводчика, актами выполненных работ, счетами-фактурами и платежными документами, составленными в рамках договоров;
- товарными чеками, накладными;
- другими документами.
Примерный перечень документов для подтверждения представительских расходов также содержится в Письмах Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807.
Требования к оформлению первичных учетных документов
С целью исключения возможных споров с налоговой инспекцией на предмет обоснованности представительских расходов налогоплательщику нужно иметь как предварительные, так и итоговые документы. При этом особое внимание следует уделить порядку оформления первичных учетных документов.
Следует не забывать, что первичные учетные документы должны быть составлены по форме, утвержденной руководителем, с учетом положений ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Разрешение споров в суде
При рассмотрении споров, связанных с документальным подтверждением представительских расходов, суды в первую очередь обращают внимание на наличие у налогоплательщика первичных документов и на их взаимосвязь между собой. Если первичные документы неверно оформлены, не соответствуют друг другу или отсутствуют, то суды принимают сторону налоговых органов (Постановление ФАС Поволжского округа от 17.01.2008 N А65-1734/2007-СА2-11 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 14.05.2008 N 5945/08)).
Но если первичные документы оформлены надлежащим образом, то факт отсутствия других документов суды, как правило, не принимают во внимание и решают спор в пользу налогоплательщика.
Так, например, ФАС Поволжского округа в Постановлении от 22 — 29.03.2005 N А12-18384/04-С36 решил, что программа переговоров, а также перечень решаемых вопросов, на отсутствие которых ссылался налоговый орган, не относятся к первичным учетным документам и их наличие не является обязательным условием для подтверждения налогоплательщиком фактически произведенных затрат. Аналогичные выводы были сделаны ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 14.08.2007 N А56-3739/2006, от 28.11.2005 N А42-7239/04-28 и ФАС Уральского округа в Постановлении от 07.09.2005 N Ф09-3872/05-С7.
Имеются случаи, когда налоговые органы считают представительские расходы необоснованными, если переговоры не дали зафиксированного положительного результата (например, по их итогам не было заключено договоров). Однако в спорах по этому вопросу арбитражные суды, как правило, встают на сторону налогоплательщика.
Пример
ООО «Сириус», расположенное в г. Екатеринбурге, планирует провести официальную встречу и переговоры с деловым партнером — чешской компанией INKOM. Цель официальной встречи и переговоров — заключение контракта на поставку своей новой продукции, а также увеличение объема продаж по ранее заключенному контракту. По согласованию сторон два представителя чешской компании должны прибыть на переговоры в г. Екатеринбург 20 февраля 2015 г. Срок проведения переговоров — один день.
Приказом ООО «Сириус» от 12.01.2015 N 3 установлены виды и нормы представительских расходов на одного человека в день:
- на транспортное обслуживание участников переговоров – 3000 руб.;
- на деловые завтраки, обеды, ужины для участников переговоров – 5500 руб.;
- на услуги переводчиков, не состоящих в штате организации – 3000 руб., в том числе: 1 переводчик для руководителя , — 1 500 руб., и 1 переводчик для других участников – 1500 руб.
Необходимо определить, какими документами организация должна подтвердить представительские расходы на переговоры кроме документов первичного учета.
В этой связи действия организации могут быть следующими:
1. Издается приказ о проведении официальной встречи и переговоров, с указанием:
- цели, программы проведения переговоров, количества приглашенных лиц, даты, места и сроков проведения мероприятия;
- списка участников со стороны организации;
- лица, ответственного за подготовку сметы расходов, организацию официальной встречи и переговоров, представление отчетности по итогам мероприятия;
- иной информации.
Приказ подписывается руководителем организации. При этом программа официального приема и переговоров может быть подготовлена отдельным документом и не отражаться в приказе, но должна быть утверждена генеральным директором ООО «Сириус».
2. Составляется смета представительских расходов.
Смету составляет сотрудник, назначенный приказом руководителя ответственным за ее подготовку. В ней указываются планируемые представительские мероприятия и размер расходов, необходимых для их обеспечения. Смета визируется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.
После утверждения сметы расходов ответственному сотруднику выдаются денежные под отчет.
3. По итогам официальной встречи и переговоров составляется отчет.
Сотрудник, ответственный за его подготовку, отражает в отчете следующую информацию о проведенном мероприятии:
- дату, время и место его проведения;
- проведенные мероприятия;
- состав участников, как сотрудников организации, так и приглашенных лиц;
- результаты переговоров;
- величину произведенных расходов;
Отчет о проведении официальной встречи и переговоров согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
В соответствии с положениями пп. 3) и 4) п. 2 ст. 456 Налогового кодекса РК документами, подтверждающими импорт товара на территорию РК с территории государств-членов ЕАЭС, являются в т.ч.:
— товаросопроводительные и (или) иные документы, подтверждающие перемещение товаров с территории одного государства-члена ЕАЭС на территорию РК. Указанные документы не представляются, если для отдельных видов перемещения товаров, в том числе перемещения товаров без использования транспортных средств, оформление этих документов не предусмотрено законодательством Республики Казахстан;
— счета-фактуры, оформленные в соответствии с законодательством государства-члена ЕАЭС при отгрузке товаров в случае, если их выставление (выписка) предусмотрено (предусмотрена) законодательством государства-члена ЕАЭС.
При этом, согласно положениям п. 3 ст. 443 Налогового кодекса РК в целях НДС по импорту в рамках ЕАЭС под товаросопроводительными документами понимаются:
— международная автомобильная накладная, железнодорожная транспортная накладная, товарно-транспортная накладная, накладная единого образца, багажная ведомость, почтовая ведомость, багажная квитанция, авианакладная, коносамент, а также документы, используемые при перемещении товаров трубопроводным транспортом и по линиям электропередачи, и иные документы, используемые при перемещении отдельных видов подакцизных товаров, а также сопровождающие товары и транспортные средства при перевозках, предусмотренные законами РК и международными договорами, участником которых является РК;
— счета-фактуры, спецификации, отгрузочные и упаковочные листы, а также другие документы, подтверждающие сведения о товарах, в том числе стоимость товаров, и используемые в соответствии с международными договорами, участником которых является РК.
Таким образом, все документы, указанные в вопросе, необходимы и являются документами, подтверждающими импорт товара на территорию РК.
Что касается спецификации, то необходимо, чтобы количество, стоимость и сумма товара в спецификации должны соответствовать другим товаросопроводительным документам.