Для многих сотрудников кадровых служб актуальным является вопрос, можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом. Эта довольно неприятная ситуация чаще всего связана с такими факторами:
-
халатное, безответственное отношение к условиям хранения и заполнения трудовых книжек кадровыми сотрудниками; - сотрудник работает на индивидуального предпринимателя;
- дата оформления трудовой книжки не совпадает с датой ее выпуска;
- сотрудник перешел от совместительства к постоянному месту профессиональной деятельности.
В каждой из этих ситуаций возникает необходимость принятия важного решения: ставить заднее число или оформлять новую книжку.
Запись в трудовую книжку задним числом
Это весьма специфический вопрос, так как согласно правилам правильного ведения и сохранности трудовых книжек, в этом учетном регистре могут содержаться разные записи, зафиксированные задним и текущим числом, например:
- Сотрудник принят на работу. Все сведения о работнике вносятся на основании положений специального приказа высшего руководства, но не позже, чем через неделю после его выхода. То есть, если приказ вышел 12 июня, то не будет считаться некорректно заполненная трудовая, если данные о сотруднике будут внесены кадровиком 18 июня. Исключение в таком случае – это дата увольнения. Данная запись может быть внесена в трудовую книжку исключительно в день увольнения работника.
- Если запись об изготовлении трудовой книжки указана задним числом. Когда сотрудник устроился на работу впервые, то первый работодатель оформляет на него бланк строгой отчетности – трудовую книгу. Запись о внесении сведений о работнике должна соответствовать или следовать за датой изготовления документа. Довольно часто попадаются трудовые книжки, оказывающиеся «моложе» записей в них. Безусловно, это нонсенс и грубая ошибка. Если дата изготовления трудовой книжки окажется старше даты, когда она была заполнена, то это абсолютно нормально.
- Трудовое законодательство Российской Федерации гласит, что если сотрудник занят на постоянной основе на определённом предприятии, а также трудится по совместительству, то его трудовая должна находиться в отделе кадров постоянного места работы. Перед тем, как сделать запись в трудовую книжку задним числом, необходимо сверить все имеющиеся документы и данные, которые и стали весомой причиной для исправления допущенных оплошностей.
Это означает, что работодатель не имеет право делать какие-либо записи в трудовую книжку до того момента, пока сотрудник не решит сделать это место своим постоянным рабочим.
Нужно помнить, что перед тем, как внести запись в трудовую книжку задним числом, необходимо тщательным образом изучить первичные документы предприятия.
Какие приказы относятся к личному составу?
Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.
Например:
- о приеме на работу;
- об увольнении;
- о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
- о переводе на другую должность или в другое подразделение;
- о замещении отсутствующего сотрудника;
- о выплате вознаграждений;
- о привлечении к работе сверхурочно;
- о дисциплинарном взыскании;
- о направлении в командировку.
Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.
Порядок составления и оформления приказов по личному составу
Для любого приказа по личному составу должно быть основание.
Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.
Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.
В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:
- наименование документа;
- номер;
- дата;
- название организации;
- смысловая часть;
- Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
- основание;
- отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
- подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.
При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.
Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.
Важно!
Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.
Образец приказа по личному составу:
Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.
Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).
Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство
Мы разработаем ЛНА, отвечающие действующему законодательству, оформим все виды приказов по личному составу и другие кадровые бумаги в срок и по правилам. В любой момент вы будете готовы к трудовой проверке и разбирательствам с сотрудниками.
Хранение приказов по личному составу
Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).
Согласно документу, приказы по личному составу хранят:
- приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
- те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
- приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.
Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).
Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.
Пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета
Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.
Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).
Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.
Заказать услугу
Где отразится запись в трудовой книжке задним числом и на чем это отразится?
Этот вопрос наиболее актуален среди сотрудников отдела кадров, сотрудников отдела бухгалтерского учета, работников экономического отдела и других сотрудников организации. Самое неприятное в такой ситуации – это то, что чаще всего работодатели в добровольно-принудительном порядке принуждают своих работников пойти на этот шаг. Оставляя подпись на таком документе, работник добровольно отказывается от значительной части своего трудового и страхового стажа. Понятно, что в таком случае будут очень сильно ограничены социальные выплаты пострадавшим работникам.
Как выполняется запись
Если возникла необходимость зафиксировать данные сотрудника предыдущим или «старым» числом, то это можно сделать таким образом:
- если дата изготовления трудовой книжки является более поздней, чем записи в ней, то в таком случае имеет место регистрация новой книжки;
- если титульная страничка содержит неверную дату его рождения, то в таком случае специалисты рекомендуют зачеркнуть неверную дату тонкой линией так, чтобы просматривалась предыдущая запись, а сверху исправлений указать верную дату;
- если человек работает по совместительству, то в таком случае несложно ответить, можно ли внести запись в трудовую книжку задним числом, поскольку есть два варианта:
- нельзя, пока работник работает на предприятии только по совместительству и работодатель не может внести какую-либо информацию в учетный регистр – трудовую книжку работника;
- можно, если сотрудник уволился с предыдущего постоянного места работы и сменил место по совместительству на постоянное.
Если вы не уверены окончательно в том, как поступить в подобных ситуациях, то лучше обратиться к юристу.
Ответ:
Согласно ст. 135 Трудового кодекса Республики Казахстан (далее – ТК РК) вахтовый метод является особой формой осуществления трудового процесса вне места постоянного проживания работников, когда не может быть обеспечено ежедневное их возвращение к постоянному месту жительства.
Работодатель обязан обеспечивать работников, работающих вахтовым методом, в период нахождения на объекте производства работ жильем и организовать их питание для обеспечения жизнедеятельности, доставку до места работы и обратно, а также условиями для выполнения работ и междусменного отдыха.
Работодатель обеспечивает условиями пребывания работника на объекте производства работ, а также порядок применения вахтового метода в соответствии с трудовым, коллективным договорами и (или) положением о вахтовом методе работы, утверждаемым работодателем.
Вахтой считается период, включающий время выполнения работ на объекте и время междусменного отдыха. Продолжительность вахты не может превышать пятнадцать календарных дней. С письменного согласия работника продолжительность вахты может быть увеличена до тридцати календарных дней в соответствии с коллективным, трудовым договорами.
Рабочее время и время отдыха в пределах учетного периода утверждаются графиком работы на вахте (графиком вахт). Учетный период охватывает рабочее время, время отдыха, время в пути от места нахождения работодателя или от пункта сбора до места работы и обратно, а также иные периоды, приходящиеся на данный календарный отрезок времени. При этом общая продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать норму, установленную настоящим Кодексом. Работодатель обязан вести учет рабочего времени и времени отдыха каждого работника, работающего вахтовым методом.
Оплата работы работников, работающих вахтовым методом в ночное время, выходные и праздничные дни, производится не позже даты выплаты заработной платы за отработанный месяц, предусмотренной трудовым, коллективным договорами.
При вахтовом методе работы устанавливается суммированный учет рабочего времени за месяц, квартал или иной более длительный период, но не более чем за один год и учетный период охватывает рабочее время, время отдыха, время в пути от местонахождения работодателя или от пункта сбора до места работы и обратно. При этом общая продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать норму, установленную ТК РК.
Таким образом, если Ваш работник принят на работу вахтовым методом, отбыл к месту исполнения трудовых обязанностей (на вахту), то оплачивается ему именно вахтовая смена, согласно условиям договора, независимо от объема выполненных работ, поскольку Вы, как работодатель обязаны обеспечить объем работ на вахте.
В соответствии с п.п. 17 п. 1 ст. 1 ТК РК условия труда – условия оплаты, нормирования труда, выполнения трудовых обязанностей, режима рабочего времени и времени отдыха, порядок совмещения профессий (должностей), расширения зон обслуживания, выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, безопасности и охраны труда, технические, производственно-бытовые условия, а также иные по согласованию сторон условия труда
Статья 46 ТК РК устанавливает, что в связи с изменениями в организации производства, связанными с реорганизацией или изменением экономических, технологических условий, условий организации труда и (или) сокращением объема работ у работодателя, допускается изменение условий труда работника при продолжении им работы в соответствии с его специальностью или профессией, соответствующей квалификации. При изменении условий труда вносятся соответствующие дополнения и изменения в трудовой договор.
Работодатель обязан письменно уведомить работника об изменении условий труда, произошедшем по вышеуказанным причинам, не позднее чем за пятнадцать календарных дней, если трудовым, коллективным договорами не предусмотрен более длительный срок уведомления.
В случае письменного отказа работника от продолжения работы в связи с изменением условий труда трудовой договор с работником прекращается по основанию, предусмотренному п.п. 2 п. 1 ст. 58 ТК РК: трудовой договор с работником подлежит прекращению при отказе работника от продолжения трудовых отношений в случаях отказа работника от продолжения работы в связи с изменением условий труда. Прекращение трудового договора допускается при письменном отказе работника от продолжения трудовых отношений либо при наличии акта об отсутствии письменного отказа работника.
Нормальная продолжительность рабочего времени определяется ст. 68 ТК РК в количестве 40 часов в неделю, независимо от установленного работодателем режима работы.
Если Ваш работник на вахту так и не отбыл, а трудовые обязанности осуществляет по месту нахождения работодателя, то Вам необходимо внести изменения в трудовой договор и изменить условия труда в части режима рабочего времени и оплаты. Вместо вахтового метода у работника будет нормированный рабочий день. Оплата за рабочий период определяется условиями договора за фактически отработанное время: восьмичасовой рабочий день при пятидневной рабочей неделе.
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
Евгения КОЖАНОВА,эксперт по общему делопроизводству и архивному делу, руководитель компании «Архив-63» (г. Самара)
В статье читайте:
· Как незаметно зарегистрировать документ задним числом в электронном журнале
· Когда оставить резерв для кадровых приказов
· Что делать, если номера забронировали, но не использовали
Важные кадровые документы
Кадровик нередко обнаруживает ошибку в нумерации приказов, когда, например, за № 159 идет сразу № 200. Может быть и обратная ситуация: нужно сделать приказ задним числом, а номеров свободных нет, и в журнале все записано по порядку. Но исправить ситуацию можно. Способ зависит от того, какой журнал вы ведете – электронный или бумажный. В статье разберем, как регистрировать документы задним числом максимально незаметно и как добиться, чтобы такие ситуации возникали как можно реже.
Способ 1. Нумеровать приказы в пределах одного дня
Важная статья: «Когда кадровый учет лучше передать в филиалы, а не вести в головном офисе» (№ 1, 2017)
Электронный журнал позволяет относительно незаметно регистрировать в день любое количество документов. Относительно потому, что в памяти некоторых программ остается информация о том, кто, под какой учетной записью, когда и что изменил в файле. Но обнаружить эти сведения могут только следственные органы, а не ГИТ при проверке.
Способ сработает, если нумеровать приказы в пределах одного дня. То есть присваивать приказу номер, который состоит:
– из кода дня;
– порядкового номера документа, который зарегистрирован в этот день.
Например, у приказа, который кадровик регистрирует 4 августа, будет номер 04081, где 0408 – это четвертое августа, а 1 – порядковый номер приказа, который зарегистрирован первым. 5 августа будет другой код дня 0508, а вторая часть кода регистрации начнется заново – с номера 1. Такая система позволит зарегистрировать приказ определенным днем в электронном журнале, даже если документ принесли поздно и нумерация ушла вперед.
Пример
Кадровик Елена И. регистрирует приказы в электронном журнале определенным днем. 8 августа ей нужно зарегистрировать три приказа за 4 августа. Чтобы создать дополнительные строки, она выделила три строки ниже 4 августа, кликнула по выделенной области правой кнопкой мыши и выбрала «вставить». В журнале появилось три новые строки. На них Елена записала приказы под номерами 0408004, 0508001, 0608001 (образец ниже).
Умный журнал учета приказов по личному составу автоматически присвоит номер документа. Не забудьте включить макросы.
Вы можете придумать собственные варианты, как обозначать код дня. Допустимо располагать код дня в любой последовательности – перед порядковым номером документа или после него, через дробь или дефис. Собственную систему нумерации закрепите в инструкции по делопроизводству или издайте специальный приказ, если инструкции нет (образец ниже).
Скачать и распечатать образец
Преимущества. Способ нумерации, который включает код дня и порядковый номер, позволяет присваивать корректный номер приказам, которые должны были быть зарегистрированы несколько дней назад. Не нужно бронировать номера.
Недостатки.Способ подходит только для электронных журналов. Придется изменить систему нумерации, но зато только один раз.
Способ 2. Отчеркивать дополнительные поля
В журнале учета, который заполняете вручную, новые чистые строки просто так не появятся. В строках придется отчеркивать дополнительные поля, чтобы можно было внести запись задним числом. В связи с этим рекомендуем делать между регистрируемыми приказами достаточные отступы, чтобы при необходимости можно было разборчиво внести еще одну запись.
Преимущества.Система нумерации остается прежней. Создавать новые номера для запоздавших документов можно привычным методом с префиксом «/а» или «/1».
Недостатки. При сплошной порядковой нумерации № 1, № 2, № 3 легче обнаружить документы, которые созданы невовремя. Они обычно имеют литерный номер, например 124-а или номер с косой чертой 124/1. Если инспектор ГИТ при проверке обнаружит приказ под номером 60/а, то сделает замечание о некорректной нумерации.
Чтобы инспектор не придрался, не закрывайте день литерным номером и номером с косой чертой. Это косвенно подтвердит, что документ на самом деле зарегистрировали позже. Номера с буквой, косой чертой лучше помещать в середину дня (образец ниже).
Кликните на 
, чтобы узнать подробнее
Живые образцы