Всю документацию по трудовым отношениям между работодателем и работником оформляет и ведет работодатель. Речь идет о кадровых и бухгалтерских документах, связанных с исполнением трудовых договоров.
Одним из основных документов после заключения трудовых договоров и оформления кадровых приказов является табель учета рабочего времени.
Табель учета рабочего времени является обязательным для ежедневного отражения отработанного времени штатными работниками с которыми заключены трудовые договора.
Если человек работает на основании не трудового, а по гражданско-правовому договору (подряда и так далее), то ведение табеля учета рабочего времени не требуется.
Табель учета рабочего времени применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.
■ Обязательной формы табеля учета рабочего времени на сегодняшний день не предусмотрено, но есть рекомендованные формы, утвержденные давным-давно Госкомстатом.
Поэтому для ведения табеля учета рабочего времени можно использовать как рекомендованные формы, так и самостоятельно разработанные. В последнем случае для самостоятельной разработки формы (бланка) табеля нам нужно ориентироваться на необходимость включения в нашу форму всех обязательных реквизитов, установленных законом для первичного документа.
Табель учета рабочего времени — это первичный документ. Его значение и правовой статус равносильно акту приемки работ или товарной накладной. Табель учета рабочего времени документально подтверждает выполнение работником своих трудовых обязанностей по трудовому договору. А труд любого работника по трудовому договору измеряется рабочими часами и/или днями.
Задача работодателя по трудовому законодательству — обеспечить точный учет отработанного времени работника и, как следствие, начисление вознаграждения по трудовому договору в соответствии с его условиями и требованиями трудового законодательства.
На основании табеля учета рабочего времени производятся все начисления заработной платы работнику. К табелю могут прикладываться больничные листы, заявления работников на отпуск, в том числе без сохранения заработной платы, записки-расчеты на оплачиваемый отпуск, на выплату денежной компенсации, внутренние акты, наряды, копии приказов и так далее при необходимости.
Даже если в микропредприятии работает один наемный работник — ведение табеля все равно строго обязательно.
Учет рабочего времени отражается в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).
Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости (прогул, больничный, сверхурочная работа и т. д.) должны быть подтверждены соответствующими документами (медицинскими справками, приказами и т. д.).
Некоторые работодатели используют специальные программы для ведения учета рабочего времени работников, которые обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о присутствии работников на рабочих местах, времени их прихода и ухода, периоде работы и отдыха сотрудников и т. д. Однако подавляющее большинство работодателей до сих пор занполняют табель учета рабочего времени вручную.
В заполнении табеля учета рабочего времени есть множество нюансов, описать которые невозможно в одной заметке, но помнить о них обо всех работодателю необходимо.
Самое главное — это то, что табель заполняется при помощи условных обозначений, которые могут быть буквенными или цифровыми: кому как удобнее.
Дата и подписи ответственных лиц
После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.
Я владелец микропредприятия, должен ли я вести график работы сотрудников, табель учета рабочего времени и т
Организация или ИП, являющиеся микропредприятиями, могут полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов (ЛНА), содержащих нормы трудового права. При этом вопросы, которые регулировались бы этими актами, следует включить в трудовой договор с работником (ст. 309. 2 ТК РФ). Отметим, что частичный или полный отказ микропредприятия от локальных актов является добровольным. Поэтому, если у работодателя есть статус микропредприятия, после вступления комментируемого закона в силу он не обязан отменять уже утвержденные локальные нормативные акты и вносить изменения в трудовые договоры.
У работодателей — субъектов малого предпринимательства (включая работодателей — индивидуальных предпринимателей), которые в соответствии с федеральным законом отнесены к микропредприятиям (далее — работодатели — субъекты малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям), регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений осуществляется с учетом особенностей, установленных настоящей главой. В случае, если работодатель перестал быть субъектом малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и в сведения о нем в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства внесены соответствующие изменения, не позднее четырех месяцев с даты внесения соответствующих изменений в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений у данного работодателя должно осуществляться в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, без учета особенностей, установленных настоящей главой.
Обязан ли ип вести табель учета рабочего времени 2019
А они, в свою очередь, принимаются к учету только в том случае, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации и Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации. Документы же, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать ряд обязательных реквизитов. Несмотря на широкое использование понятия «хозяйственная операция», данный термин не является законодательно установленным.
Наиболее часто приводимое в бизнес-словарях определение звучи так: «хозяйственная операция — событие, которое характеризует отдельные хозяйственные действия (факты), вызывающие изменения в составе, размещении имущества и источниках его образования. Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц. При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.
Частные случаиТабель учета рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.
ФАЙЛЫСкачать пустой бланк формы Т-13. xlsСкачать образец заполнения формы Т-13. xlsСкачать бланк и образец формы Т-13 в архиве. zipСкачать пустой бланк по форме Т-12. docСкачать образец заполнения формы Т-12. doc Кто заполняет табель учета рабочего времени Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком.
Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13
В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.
В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.
Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).
В графе 4 ставим отметки по дням:
Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.
Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.
Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.
Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам
Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.
Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства «несуществующее” 31-е число выделено красным):
Т-13 для ноября
По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.
В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:
- 2000 — обычный рабочий день,
- 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
- 2012 — отпуск.
Альтернативное решение
Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:
- Я — рабочий день,
- Н — неотработанный день.
Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.
Частные случаи
- Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?
- Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
- В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.
Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.
Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.
Форма Т-12
В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).
Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.
Нужно ли предоставлять работнику копии локальных актов предприятия?
- 8 цифр для юрлиц;
- 10 цифр для ИП.
Шаг 3 — номер документа и дата составления
- Номер документу присваивается по порядку.
- Датой составления обычно проставляется последний день отчетного месяца.
Шаг 4 — отчетный период Табель учета рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае. Шаг 5 — информация о работнике Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.
Нужно ли вести учетный документ
Такую обязанность предусматривает статья 91 ТК РФ, а Госкомстат разработал специальные формы учета — Т-12 и Т-13 (ОКУД 0301007 и 0301008 соответственно) для ООО и ИП. Табель помогает руководству и специалистам бухгалтерии и отдела персонала компании решать следующие задачи:
- контролировать время выполнения производственных обязанностей;
- учитывать количество неявок, опозданий и нарушений трудовой дисциплины;
- оперативно рассчитывать размер вознаграждения и составлять различные виды отчетности на основании зафиксированной информации.
Табель предоставляет возможность бухгалтеру по заработной плате ответить на вопросы и обосновать размер вознаграждения работника в случае возникновения конфликтной ситуации.
Специалисты кадрового отдела могут использовать данные табеля для определения количества неявок и обоснования дисциплинарных взысканий.
При увольнении сотрудника ему предоставляют выписку из табеля, где отражены нарушения графика нахождения на рабочем месте. Выдача ее регламентирована 62 статьей ТК РФ и возможна только при наличии письменного запроса самого увольняемого. Выписка либо копия табеля выдается в течение трех дней после подачи заявления.
Предприятие или ИП может применять у себя документ собственной разработки.
Скачать табель учета рабочего времени.
Порядок ведения
Методическими рекомендациями предусмотрено, что документ обязан вести специальный сотрудник, а подписывает его в конце периода руководитель подразделения, где осуществляется учет времени нахождения персонала на своих местах, и специалист отдела кадров. Правильно оформленный табель передается бухгалтеру, ответственному за начисление зарплаты персоналу.
Бланк табеля учета рабочего времени
Законодательством не определена специальная должность сотрудника, осуществляющего оформление документа. Этим может заниматься любой работник организации. Однако необходимо закрепить у него данную обязанность приказом либо отразить в трудовом соглашении. В противном случае требование ведения табеля будет неправомерно.
В крупных компаниях ответственный за учет времени нахождения работников на своих местах назначается в каждом структурном подразделении. Он готовит документ, а затем передает его для согласования руководителю. После утверждения он попадает к сотруднику отдела персонала. Тот, в свою очередь, заполняет необходимые для себя статистические данные, проверяет правильность оформления и отдает документ в бухгалтерию.
В небольших организациях данная процедура значительно проще: табель ведет секретарь или кадровик, который утверждает его у руководителя и сразу передает главбуху.