Заявление в произвольной форме, образец

9 Августа, 2019
Руководства
Александра Карташова

Рано или поздно в жизни каждого происходят события, когда необходимо задуматься об оформлении документов. Во многих официальных процедурах инициирование процесса рассмотрения бумаг начинается на основе письменного заявления в ту или иную организацию. В связи с этим правильное составление заявления в свободной форме является важным этапом, от грамотности которого зависит скорость прохождения дальнейших процедур.

Где используется этот формат заявлений?

Формат заявления является универсальным и широко используется во многих организациях, таких как банки, органы государственной власти, предприятия-работодатели и др. Как правило, при работе с населением составляются рекомендации касательно того, как написать заявление в свободной форме. Делается это для облегчения жизни как составителей, так и проверяющих правильность составления документа.

Однако случаи бывают разными, и далеко не всегда образец имеется перед глазами. В связи с этим крайне актуально понимать, по каким принципам составляется заявление в произвольной форме. Знание основ поможет избежать досадных ошибок и существенно сократить время на разработку самого документа.

Структура документа

Заявление представляет собой документ, который в письменной форме сообщает о намерении заявителя осуществить свои права или защитить интересы.

Несмотря на то что в целом изложение ситуации в заявлении может быть довольно свободным, существуют некоторые структурные элементы, которые должны присутствовать обязательно: шапка, заголовок, основная часть, просительная часть, приложения, заключительная часть.

С чего начать оформление заявления?

Шапка документа располагается вверху справа. Представляет собой блок, содержащий информацию о получателе и составителе заявления в свободной форме: ФИО того, кому направлено обращение, должность этого сотрудника и наименование организации. Первый блок шапки отвечает на вопрос «Кому/чему?».

Этот же блок содержит информацию о заявителе, а именно: ФИО, должность или адрес и другие контакты для последующей связи в случае надобности. Второй блок шапки отвечает на вопрос «Кого/чего?».

Например:

«Иванову И. И.,

Генеральному директору ООО «Тайм»,

Петрова Петра Петровича,

главного специалиста отдела экологического анализа».

Оформление заглавия

Заголовок документа. В нашем случае это слово «заявление». По строгим правилам оформления этот заголовок должен прописываться со строчной буквы, а в конце не должна стоять точка. Принято считать, что шапка и заголовок образуют одно предложение.

Оформляем «шапку»

Как написать заявление в свободной форме? Для этого достаточно помнить несколько простых правил и рекомендаций. Они позволяют без особого труда воплотить задумку в жизнь.

Начинать необходимо с составления «шапки» документа. Она, как уже было сказано, расположена в правом верхнем углу бумаги. Здесь публикуется информация о получателе заявления, а также о его отправителе.

Если точнее, то можно оформлять данную составляющую следующим образом:

Для начала написать, кому адресовано обращение. Иными словами, в графе «Кому» необходимо прописать Ф. И. О. начальника/руководителя организации.
Далее потребуется сообщить, в какой орган направляется документ.
Ниже пишутся сведения об отправителе. Достаточно указать фамилию, имя, отчество и город проживания человека.
Завершается «шапка» оставлением контактной информации для связи с гражданином. Как правило, это или мобильный телефон, или адрес электронной почты.

По такому принципу оформляется заявление в свободной форме. Образец, который будет представлен далее, не имеет «шапки». Она, как показывает практика, не доставляет хлопот населению.

Требования к основной части

Далее излагается основная часть документа. Она посвящена описанию той ситуации, которая стала причиной для написания заявления в свободной форме. Не существует универсального ответа на вопрос о том, насколько большим должен быть этот раздел: основная часть может быть изложена одним предложением или на нескольких листах.

Например, достаточно большую основную часть содержит заявление о возврате товара продавцом, так как в этом случае нужно детально прописать ситуацию покупки, ее детали, обосновать недовольство качеством товара, привести ссылки на нормативно-правовые акты и другие документы (с указанием названия, номера, даты и уполномоченного органа).

Каким образом оформить просительную часть?

Следующим разделом в заявлении является так называемая просительная часть. Сама суть заявления состоит в том, что заявитель просит или требует выполнить определенные действия. В этом блоке нужно четко и понятно изложить необходимые для вас действия второй стороны. Для стандартизации здесь часто применяют клишированные формулировки. Например, «В связи с изложенным выше прошу…» или «Таким образом, с учетом приведенных фактов требую…» и т. п. Иногда для комплексного решения вопроса целесообразно представить просительную часть в виде списка или алгоритма действий.

Что прилагать к заявлению?

Приложения к заявлению в свободной форме обычно присутствуют в случае необходимости подтверждения какой-либо информации. Важно четко и по пунктам изложить перечень тех документов, которые прилагаются к заявлению. Обычно приложения прописываются по следующей структуре: название документа (лучше указать полное название во избежание разночтений), его вид (чаще всего копия или оригинал), а также количество страниц в документе.

Как грамотно завершить оформление заявления?

Заключительная часть заявления подтверждает согласие заявителя с изложенной информацией. Оно выражается в простановке даты составления бумаги, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия).

Инструкция по оформлению заявления на трудоустройство

Стандарт заявления о приеме на работу по правилам делопроизводства не имеет никаких особенностей.

Справа в верхнем углу пишут:

должность руководителя (генеральный директор, директор, начальник производства и т.п.),
полное наименование предприятия (в т.ч. его организационно-правовая форма),
фамилия, имя, отчество руководителя (имя-отчество можно поставить в виде инициалов).

Далее вписываются фамилия, имя и отчество претендующего на ту или иную должность человека.

Чуть ниже, посередине листа следует написать название документа, в данном случае это будет слово «заявление» с прописной (маленькой) буквы и поставить точку.

Затем пишут то, ради чего собственно и создается документ: просьба о приеме на работу. Здесь указываем:

должность,
дату (число, месяц, год), с которой будущий сотрудник хочет приступить к своим служебным обязанностям,
структурное подразделение (отдел), к которому относится вакансия, при условии, что работник будет трудиться не в основном офисе,
характер работы (основная или по совместительству, сезонная, временная и т.п.),
размер заработной платы,
период испытательного срока (от 1 до 3 месяцев – это нужно заранее обговорить с представителем работодателя).

В завершение нужно поставить подпись и дату составления документа.

Следует помнить о том, что такая расписка автоматически перекладывает ответственность за все, что происходит во время рабочего процесса с работодателя на сотрудника.

В некоторых случаях к обычному тексту заявления специалисты кадровых служб просят сделать приписку о том, что будущий работник был проинформирован о своих правах и обязанностях на рабочем месте, а также проинструктирован по технике безопасности и противопожарной безопасности и ознакомлен с коллективным договором и правилами внутреннего трудового распорядка.

Действия после написания заявления

После того, как заявление составлено, его необходимо передать специалисту кадрового отдела. Он в свою очередь представит его на рассмотрение руководителю, и если того устроит кандидатура соискателя, то заявление будет подписано и проштамповано. Обычно на этом этапе никаких непредвиденных заминок не происходит, поскольку до написания заявления дело доходит, как правило, только тогда, когда соискатель успешно проходит все предыдущие уровни.
Поэтому в качестве резолюции начальник обычно пишет «Принять на работу» и указывает дату, с которой новый подчиненный может приступить к своим должностным обязанностям.

Завершающий этап после оформления заявления – издание на основании него соответствующего приказа, который также уходит на подпись руководителю. После подписания приказа сотруднику присваивается индивидуальный табельный номер, сведения о нем вносятся в личную карточку, а также соответствующая запись о приеме на работу указывается в трудовой книжке.

Приложения, доказательства, свидетели

Как составить заявление в свободной форме? Следует обратить внимание на то, что иногда есть необходимость в предоставлении каких-либо дополнительных документов, доказательств и приложений. Либо имеют место свидетели. Оформление подобных сведений тоже относится к правилам написания заявления.

Дело все в том, что о доказательствах, приложенных документах и прочих бумагах, а также свидетелях докладывают в письменной форме. В заявлении, после основной части, списком оформляется нумерованный список, где идет перечисление всех доказательств с количеством приложенных страниц.

Если речь идет о свидетелях, они тоже оформляются в виде отдельного списка. В нем прописывают:

Рекомендуется также указывать, по возможности, кем является то или иное лицо. Ничего особенного в процедуре нет. Зачастую свидетельские показания необходимы, если подается иск в суд.

Стилистические требования

Как уже отмечалось выше, в целом форма заявления довольно произвольная. Однако лучше придерживаться делового стиля в изложении, чтобы документ был максимально понятным.

Краткость – сестра таланта. Чем короче заявление, тем лучше. При этом оно не должно потерять в фактуре. Нужные ссылки должны обязательно быть упомянуты.
Очень смешно и нелепо смотрятся ошибки в официальных документах. Перепроверьте грамматику, лексику и орфографию. Все же это деловая бумага, которая по возможности не должна содержать опечаток и неточностей. В некоторых случаях наличие ошибок может служить причиной отклонения заявления по формальному признаку.
Просторечиям, эмоционально окрашенным выражениям, сленгу, жаргону, табулярной лексике, метафорам и гиперболам в заявлении не место. Литературный талант лучше приберечь для более творческих занятий.
Документ в целом должен быть опрятно оформлен. Иногда его можно напечатать на принтере. В ряде случаев заявление обязательно пишется от руки. В любом случае документ не должен содержать исправлений, зачеркиваний, пятен, клякс и пр.

Основные правила

Обращение излагается в письменном виде на отдельном листе бумаги. Текст набирается при помощи вычислительной техники или пишется от руки автором. При написании заявления необходимо использовать чернила, пасту шариковой ручки или другой химический состав, который обеспечит сохранность надписей на долгое время.

Допускается изменение информации только путём зачёркивания и написания сверху или рядом нужного слова, с указанием далее в документе «Исправленному с «ХХХ» на «УУУ» верить». После указания автор ставит подпись, фамилию и инициалы. Но гораздо проще заново переписать заявление.

Текст должен быть написан разборчиво и понятно. Фразы необходимо строить таким образом, чтобы не возникало двоякого толкования. Поэтому следует избегать орфографических и пунктуационных ошибок, хотя их наличие не всегда влечёт недействительность документа.

Заявление пишется так, чтобы слева оставались поля около 3 см. Место необходимо для подшивки бумаги в папку.

5 требований к тексту и стилю

Важно понимать, что если организация или государственный, муниципальный орган допускают составление заявления в свободной форме, это не значит, что автор может не придерживаться общепринятых требований к тексту и особенностям изложения. Важно не только соблюдать структуру, но и определенные правила – вот наиболее важные из них:

Документ составляется по возможности кратко, на 1-2 страницы. Вместе с тем в нем нужно изложить все обстоятельства по делу, сослаться на максимальное количество фактов, документов, норм закона.
Грамматические, орфографические, лексические и иные ошибки не допускаются. Заявление, составленное с нарушением норм языка, все равно должно быть рассмотрено, однако зачастую оно вызывает негативную реакцию у адресата, что неизбежно отражается на репутации самого заявителя.
Исключаются просторечные, эмоциональные выражения, сленг, жаргон и тем более нецензурные слова.
Категорически недопустимы угрозы, шантаж в адрес собеседника и/или его близких (как в отношении конкретных людей, так и в общем). В таком случае заявление не только не будет рассмотрено, но и может быть передано в правоохранительные органы для возбуждения административного или уголовного дела.
Следует соблюсти и эстетические требования. В большинстве случаев документ лучше напечатать. Однако его можно написать и от руки, если почерк достаточно аккуратен и разборчив. Исправления, зачеркивания и помарки не допускаются.

Свободная форма — это…

Изначально важно осознавать, что значит заявление в свободной форме. Дело все в том, что некоторые документы приходится составлять с соблюдением определенных норм и правил речи.

Свободная форма — это не что иное, как своеобразный стиль речи при обращении в те или иные инстанции. Гражданин самостоятельно описывает ситуацию без использования сленга или каких-либо научных терминов. Применение ненормативной лексики в данном случае запрещается.

Свободная форма заявления является гарантом того, что обращение человека будет рассмотрено в установленные законодательством сроки. Но что должен знать каждый о составлении документа?

Что значит – свободная форма

Понятие «свободная форма» относится лишь к самому тексту, в котором заявитель, используя деловой стиль письма, излагает необходимую информацию о нарушении, либо просьбу. При написании заявления не допускается использование слэнга, ненормативной лексики. Просторечные выражения, несмотря на свободу стиля написания, не используются при написании заявлений, так как их использование в данном случае будет неуместным.

Само по себе такое ходатайство является своего рода гарантией того, что просьба, официальное сообщение, требование заявителя будет рассмотрено в установленные сроки в отличие от просьб устного характера. Поэтому для самого заявителя является крайне важным излагать факты, побудившие его написать заявление, максимально ясно, четко, объективно, без ощущения двусмыслицы написанного. Именно от того, каким образом написано само заявление, во многом зависит ответ, который получит в конечном итоге автор.

Примеры составления заявлений

После рассмотрения основных общих требований перейдем к реальным примерам составления заявлений в произвольной форме. Образец такого документа может выглядеть так:

«Генеральному директору ПАО «Магнит»

В. В. Петрову

менеджера продаж

М. А. Сидоровой

заявление

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск в период с 1 по 13 августа продолжительностью 14 календарных дней.

15.07.2019 г. (подпись) /М. А. Сидорова/»

Заявление на прием в школу

Важным этапом для детей и их родителей является начало обучения в школе. Для того чтобы определить ребенка в образовательное учреждение, также требуется составить заявление в свободной форме. В школу направляется документ на бумажном носителе, также можно воспользоваться электронной формой, если такая процедура предусмотрена в вашем городе или регионе. Общее содержание документа можно представить следующим образом:

«Директору МБОУ СОШ № …

… района, г. ….

Ивановой А. А.

ФИО родителя,

проживающего по адресу:

заявление

Прошу Вас принять моего ребенка (ФИО ребенка, дата и место рождения), проживающего по адресу: …, прибывшего из (наименование дошкольного учреждения) в (номер) класс Вашей школы.

Согласен на размещение информации о ребенке (ФИО, фото- и видеоматериалы) на официальных интернет-каналах и порталах, в т. ч. на сайте школы.

Согласен на обработку персональных данных своих и ребенка.

Перечень действий с персональными данными, на совершение которых даю свое согласие: бумажная, электронная и смешанная обработка персональных данных для решения вопросов по предоставлению муниципальных услуг. Согласие даю на срок обучения моего ребенка во вверенной Вам школе.

(подпись)

Даю свое согласие на преподавание в рамках предмета «Родной язык и литературное чтение на родном языке» и «Родной язык и родная литература» (русского / татарского / иврита)

СВЕДЕНИЯ О РОДИТЕЛЯХ:

ОТЕЦ: (ФИО отца полностью, контактный телефон)

МАТЬ: (ФИО матери полностью, контактный телефон)

С Уставом, лицензией на осуществление образовательной деятельности, свидетельством о государственной аккредитации, локальными актами, образовательной программой, правами и обязанностями обучающихся ознакомлен.

(подпись)

Условия пребывания в школе:

Соблюдение требований к внешнему виду (школьная форма).
Соблюдение правил поведения учащихся.

С условиями пребывания в школе моего ребенка согласен.

(дата, подпись)»

Также будьте готовы приложить необходимые документы к заявлению в свободной форме. Образец в школе потребует наличия свидетельства о рождении ребенка или иного документа, подтверждающего родство (например, справка из органов опеки и попечительства), а также свидетельство о регистрации ребенка по месту жительства.

Заявление в налоговые органы

Довольно часто необходимость написать заявление возникает в случае обращения в налоговые органы. Одной из распространенных причин составления свободной формы заявления в налоговую является ситуация получения налогового вычета. В этом случае текст заявления будет следующим:

«Начальнику Инспекции ФНС России № … от… проживающего(ей) по адресу: … ИНН: …

заявление о предоставлении имущественного налогового вычета

В соответствии с положениями пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 220 Налогового кодекса Российской Федерации прошу по доходам 201__ года предоставить мне имущественный налоговый вычет по суммам, затраченным на приобретение недвижимого имущества (покупка квартиры, комнаты, строительство жилого дома и т. п.), расположенного по адресу: … в размере … рублей.

Прилагаю следующие документы: …

(дата, подпись)»

В последние годы зачастую заявление на возврат в свободной форме составляется в электронном виде через личный кабинет налогоплательщика, доступ к которому открывается на основе получения индивидуального номера налогоплательщика (ИНН). При использовании цифровых решений форма документа составляется автоматически, данные налогоплательщика вносит сама система, подписание проходит с использованием электронной цифровой подписи клиента сервиса.

Способы передачи

Главный способ передачи заявлений – лично в руки уполномоченному работнику организации. Это может быть секретарь, работник канцелярии, делопроизводитель. Входящая корреспонденция фиксируется в специальном журнале – гражданин должен получить входящий номер обращения.

Часто заявления принимают неуполномоченные сотрудники, документы теряются или умышленно не регистрируются. Чтобы избежать проблемы, граждане направляют обращение почтой с уведомлением о вручении. Также можно передать корреспонденцию курьерской службой.

В 2019 году допускается передача заявлений в электронном виде. Многие организации ведут документооборот в цифровом виде, поэтому заявления оформляются и подписываются в специальных программах.

Также некоторые государственные органы принимают электронные обращения. Например, подать иск в суд можно через сайт государственного органа, если гражданин имеет средство цифровой подписи.

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Варианты подачи заявлений

Важно понимать, каким образом ваш документ поступит на обработку. От этого во многом зависит, как писать заявление в свободной форме. Наиболее часто встречающимися являются пять основных вариантов:

прийти и написать обращение лично;
подать документ в электронном виде с использованием различных систем, таких как портал Госуслуг, портал Налоговой службы и пр.;

направить заявление в электронном виде по электронной почте;
направить документ обычным письмом через почту или курьера;
отправить документ заказным письмом с обязательной отметкой о получении адресатом.

Несмотря на разнообразие вариантов, чаще всего используется вариант, подразумевающий личное присутствие заявителя. Однако набирают популярность электронные форматы, так как в этом случае существенно экономится время за счет отсутствия необходимости посещения инстанции или почтового отделения.