Как выявить недостачи
Причинами недостачи могут быть:
- естественная убыль;
- ошибки при приеме и отпуске ценностей;
- злоупотребления материально ответственных лиц;
- чрезвычайные ситуации (например, аварии, стихийные бедствия).
Недостачи обычно выявляются:
- при инвентаризации:
– плановой;
– после чрезвычайных событий (стихийного бедствия, пожара);
- при подсчете ценностей, поступивших от поставщика.
Чтобы отразить недостачи, в учете используется не только счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», но и другие счета. Выбор счета зависит от того, по какой причине недостача возникла и как она выявлена.
Выбрать нужный счет для учета недостачи вам поможет таблица.
Ситуация | Отражение в учете |
Недостача выявлена при плановой инвентаризации или в результате контрольной проверки | по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» |
Недостачи и потери выявлены при инвентаризации после чрезвычайных событий (стихийного бедствия, пожара и т. п.) | по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» |
Недостача выявлена при приемке товарно-материальных ценностей, полученных от поставщиков: | |
в пределах величин, предусмотренных в договоре поставки | по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» |
сверх предусмотренных договором величин | по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по претензиям») |
Читайте также «Годовая инвентаризация — по новым правилам»
Как учесть недостачи, выявленные при инвентаризации
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации.
Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно, например:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (исключение предусмотрено только для имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
- при смене материально ответственных лиц;
- если выявлены злоупотребления, а также факты хищения или порчи имущества;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.
Инвентаризацию основных средств вы можете проводить один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет.
Недостачи и инвентаризация
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно (ч. 1, 2, 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием товаров и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона N 402-ФЗ).
Выявление недостач
Недостачи относятся на счета бухгалтерского учета на основании инвентаризационных документов и учитываются по дебету счета 94. Недостачу товарно-материальных ценностей, наличных денег отразите проводкой:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10 (41, 50, …)
— выявлена недостача.
Недостачу объекта основных средств учтите следующим образом:
ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01
— списана сумма амортизации, начисленной по недостающему объекту основных средств;
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01
— отражена недостача объекта основных средств (по остаточной стоимости).
ПРИМЕР 1. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ИМУЩЕСТВА
Перед составлением годового отчета АО «Актив» провело инвентаризацию имущества. Инвентаризационная комиссия обнаружила:
— отсутствие компьютера первоначальной стоимостью 42 000 рублей и с начисленной амортизацией в сумме 12 000 руб.;
— недостачу товаров на складе в пределах норм естественной убыли на сумму 12 360 руб.;
— недостачу денежных средств в кассе организации в сумме 73 руб.
Результаты инвентаризации были зафиксированы в сличительных ведомостях.
В рабочем плане счетов «Актива» счет 01 «Основные средства» имеет субсчет «Выбытие основных средств».
Бухгалтер «Актива» выявленные недостачи должен отразить так:
ДЕБЕТ 01 СУБСЧЕТ «ВЫБЫТИЕ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ» КРЕДИТ 01
— 42 000 руб. – списана первоначальная стоимость основного средства;
ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01 СУБСЧЕТ «ВЫБЫТИЕ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ»
— 12 000 руб. – списана сумма начисленной амортизации;
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01 СУБСЧЕТ «ВЫБЫТИЕ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ»
— 30 000 руб. – отражена остаточная стоимость недостающего основного средства;
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41
— 12 360 руб. – отражена недостача товаров;
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50-1
— 73 руб. – отражена недостача наличных денег в кассе организации.
Обратите внимание
Принятые к вычету суммы налога на добавленную стоимость по похищенным товарам подлежат восстановлению (письмо Минфина России от 19 мая 2010 г. № 03-07-11/186).
Читайте также «Все о недостаче: от выявления до возмещения ущерба»
Списание сумм недостач
Недостачи в пределах норм естественной убыли, выявленные при хранении или продаже материальных ценностей, включаются в себестоимость.
Списание недостач отражайте по кредиту счета 94:
ДЕБЕТ 20 (44, …) КРЕДИТ 94
— отражена недостача в пределах норм естественной убыли.
Недостача сверх норм естественной убыли должна покрываться за счет виновного лица. Эту сумму вы должны отразить по дебету субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»:
ДЕБЕТ 73-2 КРЕДИТ 94
— недостача сверх норм естественной убыли отнесена за счет виновного лица.
Если же виновник недостачи установлен не был или суд отказал во взыскании, сумму недостачи придется списать на убытки:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94
– недостача сверх норм естественной убыли учтена в составе прочих расходов.
ПРИМЕР 2. СПИСАНИЕ НЕДОСТАЧИ
Вернемся к предыдущему примеру.
По итогам инвентаризации были приняты следующие решения:
— пропажу компьютера списать на убытки организации (так как виновник следствием установлен не был и было вынесено постановление о приостановлении уголовного дела);
— кассиру возместить недостачу денежных средств (так как с кассиром АО «Актив» заключен договор о полной материальной ответственности).
Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94
— 30 000 руб. – отражен убыток от списания основного средства;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 94
— 12 360 руб. – недостача товаров в пределах норм естественной убыли списана на расходы на продажу;
ДЕБЕТ 73-2 КРЕДИТ 94
— 73 руб. – сумма недостачи списана на виновное лицо;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73-2
— 73 руб. – сумма недостачи внесена кассиром в кассу организации.
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.
Подключить бератор
Налоговый учет
Налог на прибыль
Согласно пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены.
В налоговом учете, согласно пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в целях налогообложения прибыли в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли.
Далее налоговый учет недостачи сверх норм естественной убыли и недостачи, для которой нормы вовсе не утверждены зависит от наличия или отсутствия виновного лица.
1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено.
В этом случае исходя из пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ стоимость недостачи учитывается на одну из следующих дат:
— на дату признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);
— на дату вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба (Письмо Минфина России от 17.04.2007 N 03-03-06/1/245).
Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).
2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено.
Убытки в виде недостачи материальных ценностей признаются внереализационными расходами только в случае документального подтверждения уполномоченным органом государственной власти факта отсутствия виновных лиц. Такое мнение было высказано ФАС Восточно-Сибирского округа в Постановлении от 22.08.2012 N А19-20632/2011.
Согласно Письму Минфина России от 06.12.2012 N 03-03-06/1/630 при документальном подтверждении факта отсутствия виновных лиц в недостаче или в хищении уполномоченным органом государственной власти для целей исчисления налога на прибыль налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков.
Следовательно, датой признания убытка от недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц является дата вынесения следователем соответствующего постановления.
В этом случае на основании пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ стоимость недостачи учитывается в составе расходов на дату составления одного из следующих документов:
— постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено (Письма Минфина от 29.05.2015 N 03-03-06/1/31130, от 21.05.2015 N 03-03-06/1/29177);
— документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием. Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия (Письмо УФНС по г. Москве от 25.06.2009 N 16-15/065190).
Налог на добавленную стоимость (НДС)
Вопрос о необходимости восстановления НДС при обнаружении недостачи является спорным и остается на усмотрение организации.
С одной стороны, в п. 3 ст. 170 НК РФ установлен закрытый перечень случаев восстановления НДС.
Указанным пунктом не установлено, что необходимо восстанавливать ранее принятый к вычету НДС в случае недостачи.
С другой стороны, контролирующие органы настаивают на том, что при обнаружении недостачи в результате инвентаризации и последующем списании материалов ранее правомерно принятый к вычету НДС необходимо восстановить (см. Письма Минфина России от 21.01.2016 N 03-03-06/1/1997, от 19.03.2015 N 03-07-11/15015, от 04.07.2011 N 03-03-06/1/387).
Таким образом, судебная практика свидетельствует о возможных рисках споров с налоговыми органами, если ранее принятый к вычету НДС по товарно-материальным ценностям, в отношении которых была выявлена недостача, не будет восстановлен.
Однако окончательное решение принимает организация самостоятельно.