Вот и настало время отпусков. Возможно совсем скоро настанет ваша очередь отдыхать от работы? Кому понравится перспектива проверять электронную почту во время отпуска и переживать о возможных пропущенных сообщениях от клиентов? В Jobijoba, мы считаем, что вы имеете право отключиться от всего остального мира и как следует насладиться своим летним отпуском. Не надо забывать, что есть простое решение — настройка автоответчика для электронной почты!
Настройте автоответчик
При настройке вашего автоответчика, некоторые почтовые сервисы предлагают создать индивидуальные сообщения для различных категорий контактов: коллеги, клиенты, семья, друзья. С почтовых сервисов Outlook, или Yahoo, вы можете приспособить свое сообщение для разных типов адресатов. Не забудьте проверить, чтобы ваш босс и коллеги получали сообщение автоответчика адресованное им, а не вашим друзьям и родственникам.
Проверьте работу автоотвечика
Желательно, конечно, проверить правильность настройки фильтров и отправить себе сообщение, прежде чем оно попадет в чужой почтовый ящик. Прочитайте и проверьте орфографические ошибки, даты. Сообщение для автоотвечика должно быть простым и легким для понимания. При составлении автоматического ответа для вашего начальства или клиентов, используйте формальный стиль письма и оставьте контакты людей, к которым можно было бы обратиться во время вашего отсутствия.
Сообщения для автоответчика могут звучать примерно так:
Пример 1
«Здравствуйте! Спасибо за ваше сообщение. Меня не будет в офисе до 27 августа 2014. В течение этого периода у меня будет ограниченный доступ к электронной почте. По любым срочным вопросам, вы можете связаться со мной по номеру +7 44 310 3033 8 или по электронной почте XXX@jobijoba.com.
С уважением,
Ваше имя «
Чтобы вас не беспокоили по рабочим вопросам во время отпуска, вы можете оставить адрес электронной почты вашего коллеги, особенно если вам пишет клиент.
Есть два типа людей накануне отпуска или праздников: 1) те, кто с нетерпением считает часы до отдыха, и 2) те, кто настолько заняты перед этим, что им и в голову не приходит мысль составить текст, предупреждающий об их отсутствии на рабочем месте.
Если вы относитесь ко второй группе, тогда эта статья для вас, потому что, благодаря ей вы заранее подготовите шаблон, причем сделаете это в оригинальной форме.
Традиция отправки сообщения об отсутствии в офисе (Out-of-Office Messages, OOO) пришла к нам из западной корпоративной культуры. Это такое электронное письмо, которое автоматически рассылается всем, написавшим на рабочую почту или отправившим заявку на лендинге. Диапазон стилистики может быть весьма широким: от официальных до комичных, остроумных и даже ехидных.
Сегодня мы приведем самые интересные реальные примеры, своего рода жемчужины автоматической рассылки.
1. Совсем не римские каникулы
2. Сожалею, но мне не стыдно
3. Указание на популярный фильм
4. Найди меня, если сможешь
5. Недвусмысленный намек
6. С помощью посредника
8. Вести с алкофронта
9. Загадка
10. Предупреждение
11. Открытка с благодарностью
12. Опрос
13. За что я благодарен
14. Классическое киношное послание
15. Шаблон, учитывающий особенности всех людей
1. Совсем не римские каникулы
Этому примеру мы отводим первое место, потому что такое письмо реально вызывает сочувствие. Оно не дразнит других намеками на расслабление в тропической стране — как раз наоборот: ведь вашему коллеге, клиенту или партнеру приходится ехать в место, где бушуют бураны! Почитав мейл, вы не только улыбнетесь, но и преисполнитесь эмпатии, а это свидетельство умения создавать отличный контент!
2. Сожалею, но мне не стыдно
Если ваша почтовая программа позволяет, можете вставить картинку, отражающую ваши чувства. Как говорится, вместо тысячи слов. Да и вообще, не забываем, что визуальный контент — ключевой элемент успешного маркетинга.
3. Указание на популярный фильм
Вы смотрели фильм «Поле его мечты» (Field of Dreams)? Если нет, то он рассказывает о бейсболе и семействе, живущем в штате Айова… Впрочем, дальше углубляться не станем, чтобы не спойлерить.
Автор следующего письма использовал реплику из этого фильма, чтобы начать свое послание, — и она оказалась весьма к месту, так как отправитель как раз собирается поехать в Айову.
Перед своим уходом попробуйте поискать популярные фразочки о том месте, куда вы собираетесь. Кто-то не поймет, а кто-то вспомнит оригинал и улыбнется.
Читайте также: Чему копирайтерам стоит поучиться у фильма «Матрица»?
4. Найди меня, если сможешь
Это пример весьма остроумного ответа. Автор рисует перед получателем воображаемую картину, в которой последнему придется забираться на «самую высокую вершину самой высокой горы». Использование такой абсурдной метафоры создает комический эффект, ясно дающий понять, что письмо не прочитают, пока автор не вернется на работу.
Кроме того, присутствует мягкий намек на то, что, если отправители хотят получить ответ поскорее, им стоит напомнить о своей просьбе после возвращении сотрудника в офис. Это позволяет автору не только проявить ответственность, четко обозначив, когда можно будет связаться по срочным вопросам, но и гарантирует ему отдых от работы.
5. Недвусмысленный намек
Отправитель данного письма превратил его в настоящее творение. Он даже специально создал электронный адрес для срочных писем на время отсутствия, присвоив ему весьма ироничное название — interruptyourvacation@firstround.com (в вольном переводе «НарушьМоеСпокойствие@firstround.com»). Такое решение гарантирует 2 вещи: 1) добавляет частичку юмора и 2) предостерегает от написания беспокоящих мейлов.
Читатели также проникаются эмпатией к человеку, который просто хочет посвятить частичку своего времени семье.
Честность — сильное оружие. С одной стороны, автор признается, что он на каникулах, а с другой — дает понять, что, если вы выберете первый вариант, то нарушите семейную идиллию. Шуточное оформление позволяет получателю избежать чувства вины.
6. С помощью посредника
У директора по маркетингу компании HubSpot Карстена Келлера серьезный подход к электронной рассылке об отсутствии на работе — он превратил ее в целый сериал с мультяшным персонажем Троем Макклюром в главной роли.
Каждый раз, когда Макклюр появляется в таких мейлах, он выступает от лица Келлера и ссылается на прошлые автоматические ответы. Текст подается в слегка «самоуничижающей» манере, автор как бы говорит: «Знаю, я снова не офисе». Забавный эффект усиливается последним предложением, служащим своего рода тизером к следующему пропуску рабочего дня.
Здесь, как и в примере с «Полем его мечты», используется известный многим персонаж поп-культуры. Вместо разочарования от невозможности связаться с нужным человеком, он дает читателю что-то узнаваемое, над чем можно посмеяться.
Читайте также: Искусство договариваться: как стать мастером деловых переговоров
7. Ссылка на соцсети
Возможно, вы чаще проверяете социальные сети, чем почту. Если вам удобнее общаться там, сообщите об этом остальным. Но здесь есть и обратная сторона: если хотите забыть о работе, придумайте иное содержание автоматической рассылки.
«Сейчас я не в офисе, но если это важно, твитните мне, используя #ВЫПРЕРЫВАЕТЕМОЙОТПУСК»
8. Вести с алкофронта
«В настоящее время я в отпуске и, скорее всего, в стельку пьян. Хорошей рабочей недели!».
Несмотря на то что мы приветствуем честность, с такими посланиями стоит быть осторожнее. Нужно учитывать характер вашей аудитории, а также вашего босса, специфику корпоративной культуры. Взвесьте, насколько позитивно будет воспринят такой ответ.
9. Загадка
Папа этой девушки пригласил ее к себе, во Флориду, чтобы вместе посмотреть бейсбольный матч. Шикарный повод отдохнуть! Но перед отъездом специалист решила оставить небанальный ответ на почтовые запросы, предложив отгадать, куда она поехала:
10. Предупреждение
Университетам стоит говорить со студентами на одном языке. Твит Университета Акадия, напоминает, что не стоит расслабляться — начало учебы не за горами. А еще в свое объявление они вставили гифку с конферансье.
«Студенты Акадии! Понедельник — праздничный день, в офисе никого не будет. Мы вернемся в кампус во вторник! Но учтите, что во вторник и среду мы проходим обучение, поэтому не сможем вовремя отвечать на ваши письма. Кстати, скоро время заезда в кампус, хе-хе»
11. Открытка с благодарностью
Данное письмо определенно соответствует праздничной тематике, хотя его тон можно охарактеризовать как пассивно-агрессивный.
Если вы получаете сообщения в праздники, почему бы не воспринимать их как подарки и не отсылать в ответ благодарность?
12. Опрос
Вы решили отправить вопрос по работе, и тут — бац! — вас огорошивают ответным вопросом! По крайней мере, этот забавный.
Пока у вас нет возможности отвечать на письма, попробуйте развлечь людей подобным праздничным опросом.
Пример 2
Уважаемый клиент,
Меня не будет в офисе до 27 августа 2014. Я отвечу вам по моему возвращению в самые кратчайшие сроки. По любым срочным вопросам, пожалуйста, пишите ХХ ХХ в XX@jobijoba.com. Спасибо за ваше понимание.
С уважением,
Ваше имя
После того как вы вернетесь из отпуска все, что вам нужно будет сделать — отсортировать почту по степени важности и срочности.
Пример 3
Давайте представим, что ваши коллеги — это ваши друзья! Если вы оставите им веселое сообщение, они хотя бы улыбнутся пока вы в отъезде. Просто еще раз проверьте фильтры, чтобы быть уверенным, что это смешное сообщение не попадет в папку «Входящие письма» клиентов. Несколько примеров забавных сообщений на автоответчик, которые вы можете немного изменить и использовать для коллег:
«Спасибо за ваше сообщение, которое зарегистрировано и ждет своей очереди. Вы в настоящее время на триста пятьдесят втором месте, и можете рассчитывать на получение ответа примерно через 19 недель.»
«Спасибо за сообщение. С вашей кредитной карты были сняты 300 руб за первые десять слов и 100 руб за каждое дополнительное слово в вашем сообщении. «
«Меня нет в офисе, так как я прохожу собеседование при приеме на работу и я отвечу вам, если меня не возьмут. Будьте готовы к моему настроению». 🙂
Последний совет:
Не забудьте удалить автоответчик, как только вы вернулись из отпуска! Если клиенты, начальство и коллеги будут продолжать получать сообщения автоотвечика, то с вашей стороны это будет выглядеть непрофессионально.
Хорошего отпуска!
Согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре должно быть указано расположение места работы. Это касается и тех случаев, если предполагается выполнять должностные обязанности в филиале компании или ее подразделении. Место работы в трудовом договоре указывается в точности, как оно выглядит в географическом отображении – субъект РФ, населенный пункт, улица с номером дома (корпусом), а также само название организации.
Ездить на работу реже
Допустим, вы согласны продолжать ходить на работу, но хотели бы делать это хотя бы реже. Например, только пару дней в неделю. Или работать («дежурить») попеременно с коллегой неделя через неделю. Это переход на неполное рабочее время.
Здесь тоже по общему правилу всё строится на договоренностях: нужно согласовать этот вариант с работодателем (и с коллегой, разумеется, тоже, если это коснется и его режима работы).
Отказать в переводе на неполное рабочее время работодатель не вправе, если об этом просит (ст. 93 ТК РФ):
- беременная женщина;
- один из родителей ребенка до 14 лет;
- один из родителей ребенка-инвалида до 18 лет;
- сотрудник, который ухаживает за больным членом семьи (необходимость ухода должна подтверждаться медицинским заключением).
При переходе на неполное рабочее время зарплату вам будут платить пропорционально отработанному или в зависимости от выполненного объема работ. То есть если у вас месячный оклад и раньше вы работали 5 дней в неделю, а теперь — 2 дня, то платить вам будут 40% от оклада.
В некоторых компаниях сейчас вводят смешанные варианты: часть недели — работа в офисе (то, что невозможно делать дома), часть — дома. Если при этом у вас режим рабочего времени, функции, объем работы не меняются, то оснований уменьшать вам зарплату только потому, что вы работаете из дома, нет.
Подвижная
Здесь на первый план выходит рабочее место, вернее его «подвижность». Звучит несколько странно и непонятно. Но для некоторых профессий передвижение рабочего места в пространстве является обычным делом. Классическими примерами являются строители, а также работники занятые в лесозаготовке.
Когда объект построен, рабочее место фактически исчезает. Строитель отправляется на новый объект и занимается новым зданием. Регулярное перемещение рабочего места является отличительной чертой для подвижной работы.
Обратите внимание, что исполнение рабочих задач в полевом и подвижном режиме является разными вещами, так как в подвижном:
- организовано обустроенное место отдыха/рабочий процесс;
- находится на территории населенного пункта или же располагается рядом с ним.
Возмещение затрат
Статья 168-ая ТК обязывает работодателя возместить затраты, связанные со служебными поездками.
В том числе возмещение является обязательным, если трудовая деятельность имеет разъездной характер, или является работой в пути.
Возмещению подлежат затраты по съёму жилого помещения, проезду, дополнительные и прочие траты.
Порядок возмещения и способ расчёта определяется локальными правовыми актами, коллективными договорами. Помимо этого, существует возможность указать методику напрямую в контракте.
Обычно, для того чтобы произвести возмещение расходов, сотруднику требуется предоставить документальные свидетельства потраченных средств. Ими могут быть билеты, чеки на бензин, счета из гостиниц.
Для документации перемещений часто используют разъездной лист. В нём сотрудник отмечает свой маршрут, фиксируется время, посещенные места.
Бумаги вместе с заявлением на возмещение передаются в администрацию предприятия, затем происходит выплата затраченных средств.
Периодичность подачи может определять работодатель, выбирается способ наиболее удобный для рабочего процесса, предприятия, работника. Периодичность может иметь еженедельный/ежемесячный/ежеквартальный характер.
Охрана труда дистанционных сотрудников
Перевод сотрудника на удаленку не исчерпывается заключением с ним соглашения о дистанционной работе. Следует помнить, что на удаленных сотрудников распространяются такие же права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников. В частности, им со стороны работодателя должны обеспечиваться безопасные условия труда.
Но в то же время обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда дистанционных работников носят ограниченный, «урезанный» по сравнению с обычными сотрудниками характер. В отношении дистанционных сотрудников работодатель в сфере охраны труда должен исполнять следующие обязанности (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ):
- расследовать и вести обязательный учет несчастных случаев и профессиональных заболеваний;
- выполнять предписания проверяющих должностных лиц, обнаруживших нарушения прав дистанционных работников;
- осуществлять обязательное социальное страхование дистанционных работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
- осуществлять ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.
Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда на дистанционных работников не распространяются. В частности, в отношении дистанционных работников работодатель не обязан:
- проводить специальную оценку условий труда (СОУТ);
- проводить обязательные медосмотры и психиатрические освидетельствования;
- приобретать и выдавать за свой счет средства индивидуальной защиты;
- обеспечивать режим труда и отдыха;
- проводить инструктаж по охране труда, стажировку и проверку знаний требований охраны труда и так далее.
Таким образом, при наличии обоюдного согласия работодателя и сотрудника перевести его на удаленную работу не составляет большого труда.
При этом, во время текущей эпидемии коронавируса работодатель получает возможность уберечь своих работников от вирусной опасности и сэкономить значительные средства на обеспечении охраны труда, а работник – возможность более эффективно планировать свое рабочее время и снизить до минимума вероятность заражения.