Командировочные для водителей

Главная — Статьи

Комментарий к Письму Минфина России от 01.04.2011 N 03-11-06/3/41 «Об учете суточных, выплачиваемых водителям в связи с их служебными поездками, при применении упрощенной системы налогообложения»

В Письме от 01.04.2011 N 03-11-06/41 специалисты Минфина России рассмотрели порядок налогового учета расходов работодателя, применяющего «упрощенку» (УСН) с объектом налогообложения «доходы минус расходы», на выплату суточных водителям в связи со служебными поездками.

Суточные при командировках и при разъездном характере работ

Порядок признания «упрощенцами» в налоговом учете расходов на выплату суточных водителям, работа которых носит разъездной характер, относится к категории спорных вопросов.
С одной стороны, выплата связанных со служебными поездками сумм суточных работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, является обязанностью работодателя в силу положений ст. 168.1 ТК РФ. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором. При этом служебные поездки таких работников служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).
С другой стороны, перечень налоговых расходов при «упрощенке», установленный п. 1 ст. 346.16 НК РФ, носит закрытый характер. В этом перечне (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) расходы в виде суточных упоминаются только в жесткой привязке к командировочным расходам, выплата которых регулируется ст. 168 ТК РФ. А суточные, выплачиваемые при разъездном характере работ на основании ст. 168.1 ТК РФ, в перечне «упрощенных» расходов отсутствуют.
Минфин в комментируемом Письме отвечает на запрос налогоплательщика уклончиво: «упрощенцы» вправе учитывать командировочные расходы, в частности суммы суточных, выплачиваемых водителям в связи со служебными поездками, при условии, что данные поездки оформляются как служебные командировки. Одновременно финансисты, как обычно, напоминают про соблюдение установленных ст. 252 НК РФ общих условий признания расходов в налоговом учете, которые распространяются и на «упрощенку» (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Кроме того, в Письме отмечено, что при «упрощенке» расходы принимаются к учету после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Заметим, что в Письме Минфина России от 25.10.2007 N 03-03-06/1/735 содержится противоположный вывод: компенсация расходов работников, чья работа носит разъездной характер, не может быть произведена на основании командировочного удостоверения.
А ФНС России в Письмах от 04.04.2011 N КЕ-4-3/5226, от 14.03.2011 N КЕ-4-3/3943 пишет открытым текстом: затраты по возмещению работнику расходов, связанных со служебными поездками при выполнении им работ разъездного характера, не учитываются при применении УСН. Налоговики отмечают, что плательщики налога на прибыль для налогового учета «разъездных» суточных используют не положения пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (командировочные расходы), аналогом которого для «упрощенцев» является пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, а пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией). При этом аналог пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в закрытом перечне «упрощенных» расходов (п. 1 ст. 346.16 НК РФ) отсутствует.

Суточные и расходы на оплату труда

Продолжая сравнительный анализ налогового учета «разъездных» суточных плательщиками налога на прибыль и «упрощенцами», обратимся к ст. 255 «Расходы на оплату труда» гл. 25 НК РФ. В ней есть п. 25, который включает в себя другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором.
В закрытом перечне «упрощенных» расходов есть пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, по которому в составе расходов можно учесть расходы на оплату труда. Расходы, указанные в этом подпункте, признаются «упрощенцами» в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль ст. 255 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Иными словами, учет расходов на оплату труда при общей и упрощенной системах налогообложения одинаковый.
Учет плательщиками налога на прибыль суточных, выплачиваемых при разъездном характере работ, именно в составе расходов на оплату труда рассматривается как возможный вариант в Письмах Минфина России от 25.10.2007 N 03-03-06/1/735, от 19.04.2007 N 03-03-06/1/250.
Однако если «упрощенцы» захотят по аналогии с плательщиками налога на прибыль признать суммы суточных, выплачиваемых водителям, в составе расходов на оплату труда, то им следует учесть риски увеличения нагрузки по НДФЛ и страховым взносам.
Впрочем, для плательщиков налога на прибыль у чиновников есть и другие предложения по поводу учета «разъездных» суточных.
Так, в Письме Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87 разъяснено, что возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ является компенсацией затрат, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей. Данный вид компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, поэтому при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль эти суммы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичные рекомендации мы видим и в упомянутых выше Письмах ФНС России N N КЕ-4-3/5226 и КЕ-4-3/3943.
Прочие расходы, перечисленные в ст. 264 НК РФ, — это расходы работодателя, необходимые для обеспечения деятельности организации, а не оплата труда работников. То есть такие расходы не имеют отношения к зарплатным начислениям. Установленные действующим законодательством компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ — в части взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний).
К сожалению, как мы отмечали выше, у «упрощенцев» в закрытом перечне расходов нет подпункта, аналогичного пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, который применяют плательщики налога на прибыль.

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2019-2020 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Командировка водителя

Направление работника в командировку регулируется нормами трудового законодательства.
В комментируемом Письме Минфин по вопросам применения ТК РФ переадресует автора запроса в Минздравсоцразвития России.
А мы изложим собственные соображения по рассматриваемой проблеме.
Возможность воспользоваться рекомендациями Минфина из комментируемого Письма и направить водителя не в служебную поездку, а именно в командировку, чтобы безболезненно списать выплаченные ему суточные в расходы при УСН на основании пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (расходы на командировки), зависит от условий трудовых договоров с этими работниками, коллективных договоров и локальных нормативных актов (распорядительных документов) организации.
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Место постоянной работы, а также характер работы (подвижной, разъездной, в пути и т.п.) являются обязательными условиями, подлежащими закреплению в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).
Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение).
В п. 3 Положения раскрыто понятие «место постоянной работы». Это место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. Поездка работника в обособленное подразделение организации, находящееся вне места постоянной работы, также считается командировкой.
В комментируемом Письме Минфин ставит условие: для признания «упрощенцами» расходов в виде командировочных суточных соответствующие поездки водителей должны оформляться как служебные командировки.
В Положении перечислен ряд обязательных документов, которые оформляются при направлении работника в командировку.
Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем (п. 6 Положения). Также на основании решения (приказа) работодателя выписывается командировочное удостоверение, которое подтверждает срок пребывания работника в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (п. 7 Положения). Без оформления командировочного удостоверения обходятся командировки за рубеж, за исключением направления работника в страны СНГ, на границе с которыми не ставятся отметки в паспорте о пересечении государственной границы (п. 15 Положения). Унифицированные формы служебного задания (N Т-10а) и командировочного удостоверения (N Т-10) утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Порядок и формы учета командированных работников в командирующей и принимающей организациях утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.
По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней письменный отчет о выполненной работе в командировке, а также авансовый отчет об израсходованных в командировке суммах и произвести окончательный расчет по авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения).
Касательно направления водителей в командировки приведем следующий пример официальных разъяснений.
В Письме Минфина России от 01.06.2005 N 03-05-01-04/168 (Следует учитывать, что Письмо выпущено до появления ст. 168.1 ТК РФ) сказано, что если водители грузовых автомобилей постоянно работают на регулярных междугородных перевозках, то такие поездки служебными командировками не признаются. Водителям грузовых автомобилей в таких случаях выплачивается надбавка к месячному должностному окладу (тарифной ставке) за сутки работы в пути.

Если же поездки водителей грузовых автомобилей не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то данные поездки следует рассматривать как служебные командировки.
Ситуация, аналогичная рассмотренной в Письме N 03-05-01-04/168, может иметь место, если трудовым договором с водителем обусловлено, что зоной его обслуживания является, допустим, город, где находится головной офис фирмы, и прилежащий регион (район, область, край и т.п.). Тогда в случае разовых направлений его в пункты назначения, находящиеся за границами обслуживаемого региона (например, за рубеж), такие поездки можно оформлять как командировки.
Однако «упрощенцам», которые попытаются преодолеть отсутствие в закрытом перечне своих расходов на выплату «некомандировочных» суточных сотрудникам с разъездным характером работы путем оформления им командировок, следует учесть проблемы, которые возникают при слишком частых командировках.
Так, например, за командированным работником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). При его исчислении из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если за работником сохранялся средний заработок (пп. «а» п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922). То есть при частых командировках, как минимум, усложняются расчеты по оплате труда.
Немаловажным отрицательным фактором является и нормирование суточных по командировкам для целей НДФЛ: лимит составляет не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ). В то время как суточные при разъездных работах для целей НДФЛ не нормируются.

Загранкомандировки

У зарубежных служебных поездок есть свои особенности.

Суточные, выданные в валюте, нужно пересчитать в рубли по курсу, который действовал на день их выдачи. Размер суточных, освобожденных от НДФЛ, за день, когда сотрудник пересек границу, равен: при отъезде в командировку 2 500 руб., при возвращении из командировки 700 руб. Это следует из пункта 18 Положения о командировках.

Если командировочные расходы (проезд, проживание и дополнительные услуги) были оплачены валютой, их стоимость нужно перевести в рубли. При этом нужно использовать курс, указанный в документах на покупку валюты. Такую точку зрения чиновники изложили в письме от от 24.09.19 № 03-03-06/1/73293 (см. «Инструкция по оформлению командировок и учету командировочных расходов»). В случае потери документа на покупку валюты следует использовать курс Центробанка, установленный на дату выдачи подотчетной суммы (письмо Минфина от 05.07.19 № 03-03-06/1/49809; см. «Командированный работник не принес документы на покупку иностранной валюты: как учесть расходы?»).

Средний заработок, выплаченный работнику за время загранкомандировки, считается его доходом, полученным от источника в РФ. Если сотрудник находился в зарубежной поездке недолго и сохранил статус налогового резидента, то НДФЛ с его среднего заработка считается по ставке 13%. Если же статус резидента утрачен, то применяется ставка 30%. Об этом говорится в письме Минфина России от 28.03.12 № 03-04-06/6-82 (см. «Минфин напомнил порядок налогообложения НДФЛ доходов работника, отправленного в зарубежную командировку»).

Таблица 2 Спорные вопросы, связанные с командировочными расходами (мнение чиновников и позиция судей)

Вопрос	Ответ	Реквизиты документа
Оплата проезда
Освобождается ли от НДФЛ и страховых сзносов (в т.ч. «на травматизм») возмещение расходов на такси?	Освобождается	Письмо Минфина России от 27.06.12 № 03-04-06/6-180 постановление АС Поволжского округа от 24.01.18 № Ф06-28471/2017 постановление АС Волго-Вятского округа от 25.05.17 № А28-740/2016
Освобождается ли от НДФЛ возмещение расходов на проезд до места стажировки?	Освобождается	Письмо Минфина России от 12.04.13 № 03-04-06/12417
Можно ли списать в налоговом учете стоимость проезда работника-надомника?	Можно	Письмо Минфина России от 20.03.12 № 03-03-06/1/135
Можно ли списать в налоговом учете затраты на проезд в общественном транспорте в черте города?	Можно	Письмо Минфина России от 21.07.11 № 03-03-06/4/80
Можно ли списать в налоговом учете стоимость авиа перелета, если в билете не указана его цена?	Нельзя	Письмо Минфина России от 26.09.12 № 03-07-11/398
Можно ли списать в налоговом учете штрафы за возврат билета?	Можно	Письмо Минфина России от 29.11.11 № 03-03-06/1/786
Можно ли списать в налоговом учете стоимость электронного авиабилета, если он оплачен с карты не командированного работника, а другого лица?	Можно	Письмо Минфина России от 23.09.11 № 03-03-07/34
Можно ли принять к вычету НДС со стоимости авиабилета на основании счета-фактуры, выставленного турфирмой	Можно	Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.12 № А19-5831/2012
Можно ли списать в налоговом учете затраты на перелет чартерным, а не регулярным рейсом?	Можно	Постановление ФАС Московского округа от 19.06.12 № А40-110493/11-99-474
Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости билетов, если работник по своей инициативе задержался в командировке на праздники и выходные?	Не нужно	Письмо Минфина России от 10.08.12 № 03-04-06/6-234
Нужно ли удержать НДФЛ и начислить взносы на стоимость обратного билета, если работник остался в месте командировки для проведения ежегодного оплачиваемого отпуска?	Нужно	Письмо Минфина от 06.12.19 № 03-04-06/94974
Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости обратного билета, если работник по окончании командировки направился в отпуск?	Нужно	Письмо Минфина от 04.10.19 № 03-04-06/76228
Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости билета, если работник направился из места проведения отпуска в командировку, а затем вернулся на работу?	Не нужно	Письмо Минфина 09.11.18 № 03-04-06/80946
Можно ли списать в налоговом учете стоимость авиабилета, если сотрудник опоздал на вылет из места пересадки?	Можно списать стоимость перелета до места пересадки	Письмо Минфина России от 09.04.12 № 03-03-07/20
Стоимость проживания и дополнительные услуги
Можно ли списать в налоговом учете затраты на услуги химчистки? Нужно ли удержать НДФЛ?	Можно. НДФЛ не удерживается	Письмо Минфина России от 23.05.13 № 03-03-06/1/18308
Можно ли списать в налоговом учете расходы на бронирование отелей?	Можно	Письмо Минфина России от 10.03.11 № 03-03-06/1/131
Загранкомандировки
Может ли сотрудник самостоятельно перевести документы по загранкомандировке на русский язык?	Может	Письмо Минфина России от 20.04.12 № 03-03-06/1/202
Можно ли списать в налоговом учете расходы на курьерскую доставку визы?	Можно	Письмо ФНС России от 25.11.11 № ЕД-4-3/19756@
Можно ли списать в налоговом учете «иностранный» НДС, выделенные в гостиничном счете?	Можно	Письмо Минфина России от 31.01.12 № 03-03-06/1/37
В каком размере можно учесть расходы на аренду жилья и обучение детей работника, направленного в длительную загранкомандировку?	В пределах 20% от зарплаты	Письмо Минфина России от 17.01.13 № 03-03-06/1/15

* Все унифицированные формы, которые упоминаются в данной статье, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. ** Полное наименование документа: «Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Как заполнить табель учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы №№ Т-12 и Т-13) рабочие дни, которые пришлись на время командировки, обозначаются кодом «К» или его цифровым аналогом «06». Количество отработанных часов не проставляется.

Если во время командировки работник трудился в свой выходной или в праздник, в табеле ставится код «РВ» или его аналог «03». В графе, отведенной для количества отработанных часов, указывается значение, заранее согласованное с работодателем. Если же договоренности о работе в выходной день не было, работодатель вправе не указывать в табеле количество часов и, как следствие, не оплачивать это время. Об этом говорится в письме Минтруда России от 14.02.13 № 14-2-291.

Возможна ситуация, когда в выходной день работник находился в пути, то есть либо ехал к месту командировки, либо возвращался обратно. Нет полной ясности, нужно ли считать это время, как отработанное. По нашему мнению дорога, выпавшая на субботу, воскресенье или праздник — это ничто иное, как работа. Поэтому в табеле учета рабочего времени следует проставить «РВ» (либо «03») и количество часов, фактически проведенных в дороге.

Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

Первый и последний день командировки

Первый день командировки — это дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства. Последний день командировки — это дата прибытия соответствующего транспортного средства в населенный пункт, где расположено место постоянной работы.

При отправлении (или прибытии) транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда (или приезда) считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до (или от) станции, пристани или аэропорта.

Только через суд?

Подчеркнем, что нормы Положения, включая порядок оформления командировочной документации, не распространяются на служебные поездки работников с разъездным характером работы. Как сказано выше, в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ все вопросы организации выплат работникам «разъездных» компенсаций находятся в компетенции работодателя и трудового коллектива (работника). Причем подзаконных нормативных актов, определяющих особенности направления работников в регулярные служебные поездки (не командировки), аналогичных Положению, не существует.
Чтобы избежать споров, в том числе с работниками, правила выплаты суточных при разъездных работах должны быть сформулированы в трудовых, коллективных договорах и прочих внутренних документах четко и в полном соответствии с ТК РФ. Следует исключить возможность перепутать суммы «разъездных» суточных с прочими доплатами к основной заработной плате.
На практике отсутствие в закрытом перечне расходов для «упрощенки» тех затрат, которые налогоплательщики обязаны осуществлять, в том числе в силу законодательства, всегда порождало большое количество споров. Часто суды встают на сторону «упрощенцев», ориентируясь на производственный характер и обоснованность таких обязательных расходов. Дело заканчивается тем, что законодатель все-таки дополняет п. 1 ст. 346.16 НК РФ очередным подпунктом.
В качестве примера можно привести многочисленные судебные тяжбы по поводу запрета «упрощенцам» признавать расходы на вывоз мусора, которые в итоге закончились введением в п. 1 ст. 346.16 НК РФ пп. 36 (расходы по вывозу твердых бытовых отходов). Кстати, подобных поправок за последние годы появилось достаточно.
Очевидно, «критическая масса» судебных решений на предмет признания расходов на выплату суточных сотрудникам с разъездным характером работы при УСН пока не накопилась.
Если в настоящее время «упрощенцы» решат признавать в налоговом учете расходы на выплату суточных сотрудникам с разъездным характером работы, но не в качестве расходов на оплату труда и не в качестве суточных при командировках, а по аналогии с последними (чтобы меньше рисковать льготами по НДФЛ и страховым взносам), то у них почти наверняка возникнут споры с контролерами. С другой стороны, шансы на положительное разрешение такого спора в суде у налогоплательщика есть. Главное для него — иметь тщательно оформленные первичные и прочие документы, подтверждающие производственный характер затрат, которые работодатель обязан осуществлять в силу законодательства (в данном случае — в силу ст. 168.1 ТК РФ).

Наше предприятие занимается транспортными перевозками. Водители — наемные работники почти все время находятся в командировках. Правильно ли мы поступаем, начисляя им зарплату по тарифным ставкам плюс индексацию?

ОТВЕТ:

Оплата труда за время командировки осуществляется согласно условиям, определенным трудовым или коллективным договором, но не может быть ниже среднего заработка — это требование ч. 4 ст. 121 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ). Таким образом, для правильного начисления зарплаты за дни пребывания работника в командировке нужно определить две величины:

1) размер обычной дневной оплаты определенного месяца по установленной тарифной ставке (окладу), то есть зарплаты как за обычный рабочий день: месячную ставку (оклад) поделить на количество рабочих дней по графику;

2) размер среднедневного заработка согласно Порядку исчисления средней заработной платы, утвержденному постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100, — из начислений за последние 2 месяца, предшествующие месяцу направления в командировку.

И по большему из этих показателей и нужно начислять зарплату за дни командировки. Таким образом, если в определенном месяце для определенного работника обычная дневная оплата больше показателя среднего заработка, то начисление за такой месяц оклада плюс индексации будет правильным. Если же наоборот — среднедневной заработок больше обычной дневной оплаты, — то за дни командировки нужно начислять именно средний заработок. Также обращаем внимание: сумму зарплаты, начисленной по среднему заработку, индексировать не нужно (почему так, мы рассказали в газете «Все о бухгалтерском учете» № 7 за 2016 год, стр. 27). Подробно об исчислении зарплаты за дни командировки — в газете «Все о бухгалтерском учете» № 95 за 2015 год, стр. 40 — 46.

Вместе с тем обращаем ваше внимание и на альтернативный вариант: если работа сотрудников почти постоянно происходит в пути, то в колдоговоре можно зафиксировать, что работа таких категорий работников носит разъездной характер и установить размер надбавки за такой характер работы (п. 2 р. І Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж в редакции приказа Минфина Украины от 17.03.11 г. № 362). В таком случае поездки не придется каждый раз оформлять как командировки и, соответственно, не будет необходимости каждый раз исчислять показатели среднего заработка и дневной оплаты для правильного начисления зарплаты. В то же время ежемесячно, кроме оклада и индексации, нужно начислять надбавку за разъездной характер работы. Размер надбавки во внутренних документах можно закрепить, например, в абсолютной величине, скажем, на уровне суточных в расчете на один день пребывания в отъезде или же в определенном % от оклада. Впрочем, о таких изменениях в организации и оплаты работы нужно уведомить работников по меньшей мере за два месяца до их введения (ч. 3 ст. 32 Кодекса законов о труда Украины).

Лимиты расходов на проезд

В коммерческих структурах возмещаемые расходы на проезд в командировке компенсируются сотрудникам согласно принятым лимитам в каждой конкретной компании. Эти суммы закреплены во внутренних локальных актах и могут быть неограниченны.

Для некоммерческих или бюджетных организаций лимиты установило Правительство и закрепило их в Постановлении, согласно которому расходы на проезд в командировке возмещаются сотрудникам в форме фактических затрат, подтвержденных платежной документацией и не превышающих стоимости проезда:

для ж/д транспорта: в вагоне купе;
для воздушного транспорта: в салоне эконом-класса;
для водного транспорта: в каюте категории 5 для морского, каюте группы 2 для речного, каюте категории 1 для паромов;
для авто транспорта: на любом общественном, кроме такси.

В государственных учреждениях проездные билеты в командировку вне зависимости от вида транспорта, категории купе или каюты, а также класса мест в самолете оплачиваются согласно фактическим затратам. Компенсация сотруднику производится также при условии подтверждения затрат на проезд соответствующими документами.

Подтверждающие документы

Документами, подтверждающими расходы на проезд в командировке, служат билеты на транспорт. Но если раньше их можно было приобрести исключительно в кассах компании-перевозчика, то теперь это всё чаще делается в электронном виде. Возникает вопрос: можно ли подтвердить транспортные затраты на командировку электронными билетами? Давайте разбираться.

Электронный билет – это документ в цифровом формате, служащий своего рода договором перевозки между пассажиром и транспортной компанией или индивидуальным предпринимателем. Именно поэтому его форма должна полностью соответствовать правилам транспортных уставов и иных законодательных актов, регламентирующих правила предоставления транспортных услуг.

При покупке ж/д или авиа- билета через интернет автоматически формируется выписка, которая передается вам в электронном виде по электронной почте или через личный кабинет сайта.

На рисунке выше приведен пример выписки для железнодорожного транспорта — контрольный купон, для воздушного транспорта такая выписка будет представлять собой маршрут-квитанцию. Независимо от формата эти документы отражают все данные о маршруте, дате и времени отправления и прибытия, условиях тарифа и стоимости билета.

Электронные версии билетов содержат всю туже информацию, что и бумажные, единственная разница — это сам формат, но электронный билет можно легко распечатать на принтере и приложить в качестве подтверждающего документа к авансовому отчету по командировке.

Обратите внимание, что билеты на транспорт, как подтверждающие документы, фактически являются бланком строгой отчетности (БСО), но в зависимости от их вида формат приложений будет меняться.

Так при поездке в командировку на ж/д транспорте к авансовому отчету необходимо приложить только билет на поезд в командировку (контрольный купон), а при авиа-перелете — билет на самолет (маршрут-квитанцию) и посадочный талон — именно талон подтверждает сам факт перелета сотрудника согласно указанным в нем дате и маршруту.

Отчет по расходам на проезд

Приобрести билеты для командированного сотрудника может как его компания, так и он сам. В первом случае информация о билетах будет отражаться в отчете в качестве авансового средства в блоке по выданным авансам.

В втором случае информацию о билетах на соответствующей странице отчета (обычно, на странице 2) заполняет сотрудник: графы с датой и номером документа, направление расходов и стоимость.

Отчитаться по транспортным или иным видам расходов в командировке можно и электронно, например, в приложении Hamilton Авансовый отчет, что существенно сэкономит время и силы как командированного сотрудника, так и других участников бизнес-процесса.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Вся информация о командированном сотруднике всегда заполнена в приложении по умолчанию, ему нужно лишь внести в специально отведенные строки свои расходы, прикрепить фото или электронные версии подтверждающих документов и одним кликом отправить электронный авансовый отчет бухгалтеру на проверку. Сделать это можно с любого мобильного устройства из любой локации, что обеспечивает сотруднику всегда своевременную компенсацию понесенных в командировке расходов.